Was ist ein (Finanz-) Controlling-System – und warum ist es für KMU strategisch unverzichtbar?

Kurzfassung (TL;DR)         

Ein Finanz-Controlling-System ist kein Reporting-Werkzeug, sondern ein integriertes Steuerungssystem. Es verbindet Buchhaltungsdaten mit Planung, Forecast, Kennzahlen und Szenarien, um Unternehmen aktiv zu steuern. Gerade für KMU ist es entscheidend, um trotz begrenzter Ressourcen Transparenz, Prognosefähigkeit und Entscheidungssicherheit zu gewinnen.

Controlling bedeutet Steuern – nicht Kontrollieren

Controlling ist keine Kontrollinstanz im Sinne nachträglicher Überprüfung, sondern eine unterstützende Führungsfunktion. Ziel ist es, Managemententscheidungen durch strukturierte Planung, konsistente Information und systematische Koordination abzusichern.

Ein Controlling-System bildet diesen Anspruch technisch und methodisch ab. Es sorgt dafür, dass:

• unternehmerische Ziele explizit formuliert werden,
• Maßnahmen quantitativ hinterlegt sind,
• Abweichungen erklärbar bleiben,
• und Entscheidungen auf belastbaren Daten und Modellen beruhen.

Damit ist Controlling stets zukunftsorientiert, auch wenn es auf Vergangenheitsdaten basiert. Ein Controlling-System verbindet die IST-Daten der Vergangenheit (bis zum letzten Monat) mit den Erwartungswerten für die Zukunft (die PLAN-Daten) und erstellt daraus aussagekräftige Prognosen für alle Kennzahlen, vor allem für Umsatz, Kosten, Ertrag und Liquidität.

Die Aufgaben und Ziele des Controlling speziell im Mittelstand thematisiert dieser Blog-Beitrag: www.companyon.de/blog/controlling-im-mittelstand-aufgaben-ziele-und-typische-missverständnisse

Was macht man konkret mit einem Finanz-Controlling-System?

Ein Finanz-Controlling-System ist kein passives Berichtswerkzeug, sondern ein aktives Arbeitsinstrument für die Unternehmenssteuerung. Sein Nutzen entsteht im täglichen Einsatz – nicht im Reportarchiv.

1. Strukturierung der finanziellen Realität

Buchhaltungsdaten werden so verdichtet, dass Ergebnisquellen, Liquiditätsbindung und finanzielle Risiken klar erkennbar sind. Ziel ist Übersichtlichkeit, nicht Detailtiefe.

Typische Fragen, die das System beantwortet:

• Womit verdienen wir tatsächlich Geld?
• Wo wird Liquidität gebunden?
• Welche Kosten sind strukturell, welche variabel?

Gerade KMU-Geschäftsführer stellen sich häufig die Frage, ob das eigene Unternehmen für ein Controlling-System nicht zu klein sei. Antworten auf diese Frage gibt dieser Blog-Beitrag: www.companyon.de/blog/warum-controlling-auch-für-kleine-unternehmen-sinnvoll-ist

2. Planung als explizite Annahmenbasis

Planung wird nicht als starres Budget verstanden, sondern als formalisierte Erwartungshaltung.

Das System dient dazu:

• zentrale Annahmen transparent zu machen,
• Maßnahmen quantitativ zu hinterlegen,
• Auswirkungen auf Ergebnis und Liquidität sichtbar zu machen.

Planung wird damit zum Referenzrahmen für spätere Entscheidungen.

Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen wird noch nicht systematisch geplant. Unter anderem deshalb, weil "sich die Zukunft ja eh ändert" und eine Planung daher Zeitverschwendung sei. Dieser Blog-Artikel befasst sich explizit mit der Fragestellung, wie belastbar Prognosen über die Zukunft überhaupt sind: www.companyon.de/blog/wie-belastbar-sind-prognosen-wirklich-und-wie-unternehmen-mit-unsicherheit-umgehen-sollten

3. Laufender Forecast statt periodischer Überraschungen

Mit jeder Aktualisierung der Ist-Daten aus der Buchhaltung werden Ergebnis- und Liquiditätsprognosen automatisch fortgeschrieben.

Der Fokus liegt nicht auf der Abweichung selbst, sondern auf ihrer Bedeutung:

• Ist sie temporär oder strukturell?
• Wann wirkt sie sich auf die Liquidität aus?
• Besteht Handlungsbedarf?

Monatliche Forecasts haben sich hierbei als praktikabler Standard etabliert. Diese werden auf zwei Wegen aktualisiert, damit werden die Prognosen im Jahresverlauf immer genauer:

• Aktualisierung der IST-Daten: Nach jedem gebuchten Monat werden die IST-Daten in das Controlling-System importiert und ersetzen die PLAN-Daten des Monats. Damit wird der Plan im Laufe des Jahres immer genauer. 
• Anpassung der PLAN-Daten: Durch die Soll-Ist-Vergleiche wird möglicherweise deutlich, dass die Planung grundsätzlich zu optimistisch oder zu pessimistisch war. Ein solcher Fehler sollte für die Planwerte des restlichen Jahres behoben werden, damit die Prognosen aussagekräftiger werden. Aber auch relevante Einzel-Veränderungen müssen im Plan/im Forecast aktualisiert werden. Dies können z.B. Preissteigerungen (z.B. für Energie oder Rohstoffe) sein, neue oder verlorene Projekte usw.

Gerade in KMU ist es wichtig, dass sowohl die Analyse als auch die Anpassung des Plans einfach und schnell passieren kann. Ansonsten besteht die Gefahr, dass diese wichtigen Anpassungen neben dem Tagesgeschäft liegen bleiben.

Diese Webseite beschreibt, wie in einem Controlling-System automatisch Soll-Ist-Analysen verfügbar sind: www.companyon.de/planung-auswertung. Ergänzend beschreibt dieser Blog, wie Plan-Ist-Vergleiche einfach und sinnvoll für bessere Entscheidungen genutzt werden können: www.companyon.de/blog/plan-ist-vergleiche-richtig-nutzen-so-entstehen-bessere-entscheidungen

Auf dieser Webseite finden Sie Informationen, wie einfach und schnell sowohl die Planerstellung als auch die Anpassung in Forecasts passieren kann: www.companyon.de/budgetplanung

4. Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen

Der eigentliche Mehrwert zeigt sich bei Entscheidungen:

• Investitionen
• Personalaufbau oder -abbau
• Preis- und Konditionsänderungen
• strategische Maßnahmen

Das System liefert keine Entscheidungen, sondern Entscheidungsräume:
Was passiert, wenn wir handeln – und was, wenn wir es nicht tun?

Um Entscheidungen durch konkrete und belastbare Zahlen abzusichern, hat sich die Planung in Szenarien bewährt. Ein Szenario ist eine Variante der aktuellen Planung, die um die für Entscheidung relevanten Punkte verändert bzw. ergänzt wird. So kann aus der Prognose abgeleitet werden, wie sich Ertrag und Liquidität entwickeln werden. 

Dieser Blog-Beitrag widmet sich speziell der Szenarien-Planung: www.companyon.de/blog/szenarioplanung-im-mittelstand-so-meistern-sie-unsicherheiten-bei-umsatz-kosten-und-liquiditaet

5. Früherkennung und aktive Steuerung

Durch konsistente Modelle und automatische Aktualisierung werden Risiken sichtbar, bevor sie sich im Bankkonto oder Jahresabschluss manifestieren.

So wird Controlling von reaktiver Analyse zu vorausschauender Steuerung.

Dieser Punkt ist besonders für die Liquiditätsplanung bzw. Liquiditätsprognose von hoher Wichtigkeit. Je früher mögliche Liquiditätsengpässe erkannt werden, umso früher kann mit Gegenmaßnahmen dafür gesorgt werden, dass diese Situation gar nicht erst eintreten wird. Selbst die Durchführung von häufig unangenehmen Bankgesprächen kann so deutlich vereinfacht werden: Ein gut vorbereiteter Termin mit der Bank, um einen temporären Liquiditätsengpass (z.B. zur Projektfinanzierung oder zum Saison-Wareneinkauf im Handel) in einigen Monaten zu besprechen wird deutlich angenehmer sein, als ein Ad-Hoc-Panik-Termin, weil das Konto ins Negative gerutscht ist und Rechnungen nicht bezahlt werden können. 

Dieser Blogbeitrag thematisiert die Eigenschaften der Liquiditätsplanung: www.companyon.de/blog/was-ist-liquiditätsplanung-einfach-erklärt-für-unternehmer

Abgrenzung: Buchhaltung vs. Finanzcontrolling

Ein häufiges Missverständnis besteht in der Gleichsetzung von Buchhaltung und Controlling:

• Buchhaltung dokumentiert vergangene Geschäftsvorfälle korrekt und vollständig.
• Finanzcontrolling interpretiert diese Daten, verdichtet sie und projiziert ihre Wirkung in die Zukunft.

Ein Finanz-Controlling-System nutzt Buchhaltungsdaten – GuV, Bilanz, offene Posten, Zahlungsströme – als Rohstoff, nicht als Endprodukt. Vor allem fehlt bei der Buchhaltung der Blick in die Zukunft, die in einem Controlling-System durch die Budgetpläne dargestellt und in Prognosen berücksichtigt wird. Erst dadurch wird das Controlling-System zu einem wertvollen Werkzeug für die Unternehmensführung.

Das Finanz-Controlling-System als integriertes Führungssystem

Fachlich ist Controlling Teil des unternehmerischen Führungssystems. Ein Finanz-Controlling-System übernimmt dabei drei zentrale Funktionen:

• Informationsfunktion: konsistente, aktuelle Entscheidungsgrundlagen
• Koordinationsfunktion: Verknüpfung von Ergebnis-, Liquiditäts- und Finanzierungsplanung
• Steuerungsfunktion: Bewertung und Priorisierung von Handlungsoptionen

Warum Integration der entscheidende Erfolgsfaktor ist

Controlling entfaltet seinen Nutzen nur dann vollständig, wenn es integriert ist:

• Ergebnis-, Liquiditäts- und Bilanzwirkungen sind logisch verknüpft
• Änderungen im Plan oder im Ist wirken automatisch auf Forecasts
• Eine Datenaktualisierung aktualisiert alle Kennzahlen und Prognosen

Ohne Integration entstehen parallele Zahlenwelten – und unsichere Entscheidungen.

In diesem Blog-Beitrag finden Sie Informationen über die Bedeutung einer integrierten Unternehmensplanung: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung

Prognosefähigkeit statt reiner Rückschau

Der Mehrwert eines Finanz-Controlling-Systems liegt in der Vorausschau:

• Forecasts sind strukturierte Erwartungsräume, keine punktgenauen Vorhersagen
• Monatliche Forecasts bieten ausreichende Aktualität ohne Übersteuerung
• Szenarien (Best / Base / Worst Case) machen Unsicherheit steuerbar

Idealerweise werden diese Prognosen (Umsatz, Kosten, Ertrag, Liquidität, ...) von dem Controlling-System automatisch erstellt. Und mit jeder Aktualisierung der Ist-Daten ebenso automatisch aktualisiert. 

Diese Webseite beschreibt beispielhaft, wie aus IST- und PLAN-Daten automatisch eine aktuelle Liquiditätsprognose erstellt und automatisch aktualisiert wird: www.companyon.de/liquiditaetsprognose

Warum Excel kein Finanz-Controlling-System ist

Excel ist ein Werkzeug – aber kein System:

• manuelle Datenpflege
• hohe Fehleranfälligkeit
• keine automatische Fortschreibung von Prognosen
• begrenzte Nachvollziehbarkeit bei Komplexität

Ein Finanz-Controlling-System ist dagegen reproduzierbar, konsistent und jederzeit aktuell.

Dieser Blog-Beitrag beschäftigt sich ausführlich mit der Fragestellung, ob Excel als Controlling-System geeignet ist: www.companyon.de/blog/warum-excel-in-der-unternehmensplanung-an-seine-grenzen-stoesst

Besondere Herausforderungen von KMU

KMU unterscheiden sich strukturell von Großunternehmen:

• begrenzte finanzielle und zeitliche Ressourcen
• Geschäftsführer stark im operativen Tagesgeschäft
• häufig kein tiefes formales BWL-Know-how
• keine eigenständige Controlling-Abteilung

Controlling oder expliziten Controller? Auch das ist mit der Unterstützung durch besondere KMU-taugliche Controlling-Tools möglich, wie dieser Blog-Beitrag beschreibt: www.companyon.de/blog/controlling-ohne-controller-wie-kleine-teams-trotzdem-professionell-steuern

Anforderungen an Controlling-Systeme für KMU

Daraus ergeben sich klare Anforderungen an ein Controlling-System und dessen Einführung:

• schnelle Einführung
• intuitive Bedienung
• automatisierter Datenimport aus der Buchhaltung
• Fokus auf monatliche Planung und Forecasts
• sofortige Transparenz bei jeder Aktualisierung

Sind Einführung und Nutzung eines Controlling-Systems zu zeitaufwändig, so besteht die große Gefahr, dass es entweder gar nicht implementiert wird. Oder dass es neben dem Tagesgeschäft immer wieder liegen bleibt. IST-Daten nicht aktualisiert und Forecasts nicht aktualisiert werden. Damit geht der Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens verloren und das System verliert immer stärker die Möglichkeiten, die Geschäftsführung bei wichtigen Entscheidungen zu unterstützen. 

Nicht weniger Controlling ist gefragt – sondern passend gestaltetes Controlling. 

Fazit

Ein Finanz-Controlling-System ist kein Reporting-Luxus.
Es ist die Grundlage wirksamer Unternehmenssteuerung im Mittelstand.

Oder kurz gesagt:
Ohne Finanz-Controlling-System weiß ein Unternehmen, wo es war.
Mit einem weiß es, wohin es sich bewegt – und warum.