Szenarioplanung im Mittelstand: So meistern Sie Unsicherheiten bei Umsatz, Kosten und Liquidität    

Kurzfassung (TL;DR)

• Die Szenarioplanung hilft Unternehmen, Unsicherheiten aktiv zu steuern

• Sie verbindet Umsatz-, Kosten- und Liquiditätsplanung in einem System

• Mehrere Szenarien (Best, Realistisch, Worst Case) geben Orientierung

• Entscheidungen über unterschiedliche Handlungsalternativen werden mit konkreten Zahlen unterlegt

• Frühwarnsysteme und Rollierende Forecasts erhöhen Handlungssicherheit

• Auch ohne große Controlling-Abteilung lässt sich Szenarioplanung erfolgreich umsetzen

Einleitung: Unsicherheit ist das größte Risiko

Mittelständische Unternehmen stehen täglich vor unvorhersehbaren Entwicklungen:

• Marktvolatilität

• Schwankende Lieferketten

• Saisonale Umsatzschwankungen

• Unerwartete Kostensteigerungen

Die klassische Planung mit fixen Budgets reicht hier oft nicht aus. Die Szenarioplanung bietet einen strukturierten Ansatz, um Entscheidungen unter Unsicherheit zu treffen – ohne dass der Geschäftsführer blind reagieren muss.

Was ist eine Szenarioplanung?

die Szenarioplanung ist die systematische Durchrechnung unterschiedlicher Zukunftsbilder:

1. Best Case: Optimistisches Szenario, z. B. maximale Umsatzentwicklung und stabile Kosten

2. Realistisches Szenario: Basierend auf den wahrscheinlichsten Entwicklungen

3. Worst Case: Vorsichtiges Szenario mit niedrigem Umsatz, höheren Kosten und Liquiditätsengpässen

Diese Best-/Worst-Case-Betrachtung hilft beispielsweise dabei, bei der Erstellung des Budgetplanes ein Gefühl für die Bandbreite der künftigen finanziellen Entwicklung zu bekommen. 

Eine Szenarioplanung kann aber auch im laufenden Geschäftsjahr sehr sinnvoll sein, um anstehende Entscheidungen durch konkrete Zahlen abzusichern. So kann die Auswirkung von Personaleinstellungen (Steigende Kosten vs. steigender Umsatz?) oder Investitionen (Steigende Kosten vs. steigender Umsatz?)  auf das Ergebnis und die Liquidität analysiert werden.

Dies kann auch ohne Aufwand passieren, wenn der zugrundeliegende Budgetplan nur auf die unterschiedlichen Parameter angepasst werden muss und die Ergebnisse der Änderungen auf Ergebnis und Liquidität automatisch berechnet werden. 

Die Ziele der Szenarioplanung: Frühzeitig Risiken erkennen, Chancen nutzen, Entscheidungen absichern, Liquidität bewahren.

Diese Webseite beschreibt ein solches System exemplarisch, dass eine Budgetplanung inklusive Szenarioplanung auch in KMU einfach umsetzbar macht: www.companyon.de/planung_einleitung

Warum die Szenarioplanung im Mittelstand besonders relevant ist

• Hohe Abhängigkeit von Schlüsselpersonen: Liquiditätsprobleme oder Fehlentscheidungen können existenzbedrohend sein

• Begrenzte Puffer: Mittelständler haben oft weniger finanzielle Reserven als Konzerne

• Operative Belastung der Geschäftsführung: Die Geschäftsführung ist im Mittelstand meist aktiv in das operative Tagesgeschäft eingebunden.

Die Szenarioplanung liefert schnelle Entscheidungsgrundlagen, wenn sie schnell erstellt werden kann.

1. Schritt: Ausgangsdaten definieren

• Historische Umsätze und Kosten analysieren

• Liquiditätspositionen prüfen

• Zentrale Treiber identifizieren: Aufträge, Personal, Material, Fixkosten

Tipp: Weniger ist mehr – fokussieren Sie sich auf die Kennzahlen, die den größten Einfluss auf Ergebnis und Liquidität haben.

2. Schritt: Szenarien entwickeln

• Best Case: Chancen erkennen, Investitionsspielraum prüfen

• Realistisch: Basis für operative Entscheidungen

• Worst Case: Frühwarnindikatoren festlegen

Oder fallbezogene Szenarien, z.B. über die Anschaffung einer neuen Produktionsmaschine. Was sind die Erwartungen hinsichtlich der Kosten (Anschaffung, ggf. Finanzierung und Zinszahlungen) und der Umsätze (mehr Umsätze durch bessere Qualität oder geringere Fertigungskosten?)? Wie wird die Auswirkung auf die Liquidität der nächsten Monate sein? 

Hinweis: Szenarien sollten dynamisch bleiben und regelmäßig aktualisiert werden.

3. Schritt: Auswirkungen auf die Liquidität analysieren

• Liquiditätsplanung immer parallel durchführen

• Prüfen: Reichen Mittel für laufende Zahlungen?

• Frühzeitig Gegenmaßnahmen planen: z. B. Kreditlinien, Zahlungsziele

Szenario = Entscheidungshilfe, nicht nur Zahlenwerk.

4. Schritt: Forecasts rollierend anpassen

• Monatliche oder quartalsweise Updates

• Neue Informationen sofort einpflegen

• Szenarien laufend vergleichen

Vorteil: Das Unternehmen steuert nicht starr nach Plan, sondern flexibel nach realen Entwicklungen.

5. Schritt: Handlungsempfehlungen ableiten

• Best Case: Wachstumsinvestitionen prüfen

• Realistisch: Ressourcen steuern, Prozesse optimieren

• Worst Case: Kosten senken, Liquidität sichern

Oder es werden für kurzfristige Entscheidungen die rationalen Entscheidungsgrundlagen gefunden. Wie werden sich Ertrag und Liquidität im Falle von Szenario 1 bzw. Szenario 2 entwickeln?

Die Szenarioplanung schafft Orientierung und reduziert den Reaktionsdruck. Und ersetzt das Bauchgefühl durch Fakten.

6. Schritt: Integration in das Controlling-System

Auch ohne eigenen Controller lassen sich Szenarien integrieren:

• Excel-Alternativen oder spezialisierte Controlling-Software

• Automatische Prognosen für Ergebnis und Liquidität

• Übersichtliche Dashboards für Geschäftsführung und operative Führungskräfte

Ziel: Controlling wird handhabbar, verständlich und entscheidungsorientiert.

Diese Webseite beschreibt eine solche Controlling-Lösung speziell für KMU, die sowohl eine schnelle Budgetplanung als auch die komfortable Erstellung von Szenarien unterstützt. Und die Auswirkungen auf Ergebnis und Liquidität automatisch prognostiziert: www.companyon.de/planung_einleitung

Fazit

Die Szenarioplanung ist kein Luxus, sondern ein Muss für mittelständische Unternehmen, die unter Unsicherheit handlungsfähig bleiben wollen.
Mit klaren Szenarien, rollierenden Forecasts und integrierter Liquiditätssteuerung können Geschäftsführer:

• Risiken frühzeitig erkennen

• Entscheidungen fundiert treffen

• die operative Belastung reduzieren

Fragen & Antworten (Q&A)

Brauche ich dafür einen eigenen Controller?
Nein, Szenarioplanung funktioniert auch in kleinen Teams mit klaren Prozessen und Systemunterstützung.

Wie oft sollten Szenarien aktualisiert werden?
Monatlich oder quartalsweise, bei Bedarf auch ad hoc bei großen Änderungen.

Welche Kennzahlen sind am wichtigsten?
Ergebnis, Liquidität, Kostenstruktur und zentrale Umsatztreiber.

Kann Excel das abbilden?
Excel ist möglich, aber fehleranfällig und schwer skalierbar – professionelle Systeme oder integrierte Tools sind effizienter.