Warum Excel in der Unternehmensplanung an seine Grenzen stößt

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Kurzfassung (TL;DR)

• Excel ist flexibel, aber nicht skalierbar

• Die Planung in Excel ist fehleranfällig und schwer nachvollziehbar

• Planung und Controlling in Excel verursachen hohe manuelle Aufwände
  
  

• Zusammenarbeit und Versionierung sind zentrale Schwachstellen

• Integrierte Planung ist mit Excel nur sehr eingeschränkt möglich

• Moderne Planung erfordert strukturierte und automatisierte Systeme

Einleitung: Excel ist überall – aber nicht für alles geeignet

Excel ist aus dem Unternehmensalltag nicht wegzudenken.
Kaum ein Tool ist so verbreitet, so flexibel und so schnell einsetzbar.

In der Unternehmensplanung jedoch stößt Excel zunehmend an Grenzen –
nicht, weil es schlecht ist, sondern weil die Anforderungen gestiegen sind.

Excel ist ein Rechenwerkzeug – keine Planungsplattform.

Die Rolle von Excel in der Planung

Excel eignet sich hervorragend für:

• Ad-hoc-Analysen

• Berechnungen

• einfache Modelle

• individuelle Auswertungen

Problematisch wird Excel dort, wo Planung und Controlling:

• dauerhaft

• integriert

• kollaborativ

• revisionssicher

erfolgen soll.

Grenze 1: Hohe Fehleranfälligkeit

Excel-Planungen sind:

• formelbasiert

• manuell gepflegt

• oft historisch gewachsen

Typische Risiken:

• falsche Zellbezüge

• überschriebenen Formeln

• verdeckte Annahmen

• fehlende Plausibilitätsprüfungen

• grundsätzlich falsches Datenmodell bei komplexen Anwendungen

Je größer und komplexer das Modell, desto höher das Fehlerrisiko – oft unbemerkt.

Ergänzung: Laut einer Studie (durchgeführt in Kooperation mehrerer Universitäten aus den USA, Australien und Hongkong unter der Leitung des Informatik-Professors Pak-Lok Poon) sind 94% der Excel-Tabellen in Unternehmen fehlerhaft. Diese häufig gar nicht entdeckten Fehler, beinhalten ein großes Risiko, wenn auf dieser Zahlenbasis ein Unternehmen geführt werden soll.

Grenze 2: Fehlende Nachvollziehbarkeit

In vielen Excel-Planungen ist unklar:

• wer welche Annahme getroffen hat

• warum Werte geändert wurden

• welche Version aktuell gültig ist

Für qualifizierte Leser besonders relevant:

Planung ist nur dann steuerungsfähig, wenn Annahmen transparent und nachvollziehbar sind.

Excel bietet dafür nur eingeschränkte Möglichkeiten.

Grenze 3: Versionierungschaos

Ein Klassiker:

• „Plan_final.xlsx“

• „Plan_final_neu.xlsx“

• „Plan_final_neu_final.xlsx“

Excel kennt:

• keine echte Versionslogik

• keine zentrale Datenbasis

• keine konsistente Historie

Das Ergebnis:

• Zeitverlust

• Unsicherheit

• widersprüchliche Zahlen

Grenze 4: Keine echte Zusammenarbeit

Excel ist primär:

• ein Einzelplatzwerkzeug

In der Praxis bedeutet das:

• Dateien werden versendet

• Änderungen werden überschrieben

• Abstimmungen erfolgen außerhalb der Planung

Gerade in wachsenden Organisationen wird das zum Engpass.

Dies beinhaltet noch eine weitere Dimension, nämlich die "Single Point of Knowledge" (SPOK) und "Single Point of Failure" (SPOF): Häufig werden die Excel-Tabellen für Planung und Controlling durch einen einzigen Mitarbeiter oder den Geschäftsführer selbst erstellt. Es ist dann für andere Personen später kaum möglich, die Formelstrukturen bzw. die Logik der Tabellen noch nachzuvollziehen. Dies erschwert die Übergabe an andere Mitarbeiter. Sei es, um den Geschäftsführer zu entlasten oder um neue Mitarbeiter einzuarbeiten. Ein hohes Risiko ist mit damit verbunden, wenn der SPOK unverhofft aus dem Unternehmen ausscheidet (durch Kündigung, Krankheit oder Unfall) und niemand in der Lage ist, die Zahlen aufzubereiten.

Grenze 5: Keine integrierte Unternehmensplanung

Die integrierte Unternehmensplanung verbindet:

• GuV (Gewinn- und Verlustrechnung)

• Liquidität (Ist- und Plan)

• Bilanz

In Excel:

• müssen diese Bereiche manuell verknüpft werden

• sind Abhängigkeiten schwer wartbar

• brechen Modelle schnell bei Änderungen

Schon kleine Anpassungen führen zu:

• hohem Pflegeaufwand

• Inkonsistenzen

• steigender Komplexität

Dieser Bogbeitrag widmet sich speziell der integrierten Unternehmensplanung: https://www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung

Grenze 6: Fehlende Automatismen

Excel ist statisch:

• Daten müssen manuell importiert werden.

• Aktualisierungen (z.B. neue Monate oder Jahre, veränderte Betrachtungszeiträume, neue Kennzahlen) müssen manuell mit neuen Formeln und Verknüpfungen realisiert werden.

• Der hohe manuelle zeitliche Aufwand verhindert im Tagesgeschäft häufig notwendige Anpassungen und wichtige Analysen passieren gar nicht.

Das verhindert:

• aktuelle Steuerung

• schnelle Szenarien

• fundierte Entscheidungen

Die Unternehmensplanung erfolgt eher rückwärtsgerichtet statt vorausschauend.

Die Alternativen zu Excel: Moderne Softwaretools für Planung, Controlling und Liquidität schaffen finanzielle Transparenz ohne jeden manuellen Aufwand. Die Aktualisierungen und Verknüpfungen zwischen GuV, Planung, Liquidität und Bilanz passieren voll automatisch. Ein Beispiel für eine solche Lösung speziell für KMU ist die von Companyon: www.companyon.de

Grenze 7: Skalierung und Wachstum

Was bei:

• wenigen Kostenstellen

• einem Standort

• einfachen Strukturen

noch funktioniert, scheitert bei:

• mehreren Gesellschaften

• Wachstum

• komplexen Planungslogiken

Excel wächst nicht mit Ihrem Unternehmen. Im Gegenteil wächst der Aufwand überproportional.

Warum Excel trotzdem so lange genutzt wird

Typische Gründe:

• geringe Einstiegshürde

• vertraute Bedienung

• scheinbar kostengünstig

Die verdeckten Kosten:

• Zeitaufwand

• Fehler

• fehlende Steuerungsqualität

• Funktionen oder Kennzahlen werden gar nicht erst abgebildet

werden oft erst spät erkannt.

Was moderne Unternehmensplanung heute erfordert

Zeitgemäße Planungssysteme bieten:

• Eine zentrale Datenbasis

• Die integrierte Planung (GuV, Liquidität, Bilanz)

• Szenario- und Forecast-Fähigkeit

• Automatische Umsatz-, Kosten, Ergebnis- und vor allem Liquiditätsprognosen

• Zusammenarbeit in Echtzeit

Excel kann diese Anforderungen nur sehr eingeschränkt erfüllen.

Excel ersetzen – oder richtig einsetzen?

Wichtig ist:

Excel muss nicht vollständig ersetzt werden.

Sinnvoll ist:

• Excel für Analysen

• spezialisierte Systeme für Planung und Steuerung

So bleibt Excel ein wertvolles Werkzeug, ohne zum Risiko zu werden.

Speziell für die Anforderungen von KMU entwickelte Softwaresysteme für Planung, Controlling und Liquidität sind inzwischen ohne Aufwand einzuführen und intuitiv zu nutzen. Auch für Nicht-Kaufleute. Auch die Linzenzkosten sind für KMU gut zu finanzieren, häufig erfolgt der ROI bereits im ersten Monat. Dies berichtet z.B. der Companyon-Anwender Peter Gacek: www.companyon.de/#anwender

Merksätze für die Praxis

• Excel ist flexibel, aber nicht skalierbar

• Planung braucht Struktur, Transparenz und Integration

• Fehler entstehen nicht durch Excel, sondern durch falschen Einsatz

• Die Automatisierung in spezieller Software für Planung und Controlling reduziert den manuellen Aufwand und die Fehlerhäufigkeit erheblich.

• Moderne Steuerung erfordert moderne Werkzeuge

Schaubild

Gegenüberstellung: Manuelles Controlling auf Excel-Basis vs. einer automatisierter Controlling-Software

Fazit

Excel hat seinen festen Platz im Controlling.
In der Unternehmensplanung jedoch stößt es zunehmend an strukturelle Grenzen.

Unternehmen, die:

• wachsen

• professioneller steuern wollen

• Risiken früh erkennen möchten

kommen an integrierten Planungslösungen kaum vorbei.

Excel ist ein Werkzeug, aber keine nachhaltige sPlanungstool.

Häufige Fragen (FAQ)

Ist Excel für kleine Unternehmen ausreichend?
Kurzfristig ja – langfristig wird es bei steigender Komplexität kritisch.

Wann sollte man Excel ablösen?
Spätestens, wenn Planung fehleranfällig, intransparent oder nicht mehr steuerbar wird.

Kann Excel Teil einer modernen Planung bleiben?
Ja – als Analyse- und Ergänzungstool, nicht als zentrale Planungsplattform.