Plan-Ist-Vergleiche richtig nutzen: So entstehen bessere Entscheidungen    

Kurzfassung (TL;DR)

• Der Plan-Ist-Vergleich ist ein zentrales Steuerungsinstrument im Controlling

• Abweichungen sind kein Fehler, sondern wertvolle Informationen

• Entscheidend ist die Ursachenanalyse, nicht das reine Abweichungsreporting

• Gute Plan-Ist-Vergleiche verbinden GuV, Liquidität und operative Treiber

• Richtig genutzt, verbessert der Plan-Ist-Vergleich Entscheidungen und Prognosen

Warum der Plan-Ist-Vergleich oft unterschätzt wird

In vielen Unternehmen existiert der Plan-Ist-Vergleich nur formal:

• monatlicher Bericht

• rote und grüne Zahlen

• kurze Kommentierung

Doch häufig bleibt unklar:

• Warum Abweichungen entstehen

• Welche Auswirkungen sie haben

• Welche Entscheidungen daraus folgen

Der Plan-Ist-Vergleich verkommt dann zur Rückschau – statt zur Steuerung.

Was ist ein Plan-Ist-Vergleich?

Der Plan-Ist-Vergleich stellt geplante Werte den tatsächlich eingetretenen Ergebnissen gegenüber.

Verglichen werden u. a.:

• Umsätze

• Kosten

• Ergebnis

• Cashflows

• Liquiditätsbestände

Ziel ist es, Abweichungen zu erkennen, zu verstehen und daraus Maßnahmen abzuleiten.

Diese Webseite zeigt ein Tool, das diese Soll-Ist-Vergleiche automatisch erzeugt. So können Zeit und Aufmerksamkeit vollständig in die Analyse und die Maßnahmenplanung investiert werden: https://www.companyon.de/planung-auswertung

Warum Abweichungen kein Problem sind

Ein häufiger Denkfehler:

„Abweichungen bedeuten schlechte Planung.“

Tatsächlich gilt:

• Planung ist immer "nur" eine Annahme über die Zukunft

• Die Realität weicht zwangsläufig davon ab

Abweichungen sind daher vollkommen normal und wertvoll für die Entscheidungsfindung und mögliche Anpassungen.

Entscheidend ist nicht, dass es Abweichungen gibt, sondern:

• wie früh sie erkannt werden

• wie gut sie erklärt werden

• wie konsequent darauf reagiert wird

Typische Schwächen klassischer Plan-Ist-Vergleiche

1. Fokus auf Zahlen statt Ursachen

Viele Berichte zeigen:

• Abweichung absolut

• Abweichung in Prozent

Aber nicht:

• operative Gründe

• strukturelle Effekte

• zeitliche Verschiebungen

2. Zu grobe Aggregation

Ein Gesamtumsatz sagt wenig darüber aus:

• welche Produkte

• welche Kunden

• welche Regionen

die Abweichung verursachen.

3. Keine Verbindung zur Liquidität

GuV-Abweichungen werden zwar analysiert, mögliche Liquiditätseffekte bleiben aber unberücksichtigt.

Der Plan-Ist-Vergleich als Entscheidungsinstrument

Ein wirksamer Plan-Ist-Vergleich beantwortet drei Kernfragen:

1. Was ist anders als geplant?

2. Warum ist es anders?

3. Was bedeutet das für die Zukunft?

Er liefert damit:

• Entscheidungsgrundlagen

• Frühwarnsignale

• Input für Forecasts

GuV, Liquidität und operative Treiber verbinden

Ein moderner Plan-Ist-Vergleich betrachtet nicht isoliert:

• Umsatz

• Kosten

• Ergebnis

sondern verknüpft:

• Ertragslage

• Zahlungsströme

• operative Kennzahlen

Beispiel:

• Umsatz planmäßig

• Forderungen höher als geplant
  ➡️ Liquidität schlechter als erwartet

Ohne integrierten Blick bleibt dieses Risiko unsichtbar.

Plan-Ist-Vergleich und Forecast

Der größte Mehrwert entsteht, wenn der Plan-Ist-Vergleich:

• nicht rückwärts

• sondern nach vorne

wirkt.

Abweichungen liefern:

• bessere Annahmen

• realistischere Prognosen

• belastbare Forecasts

So wird Planung zu einem lernenden System.

Wie oft sollte ein Plan-Ist-Vergleich erfolgen?

Dies ist abhängig von:

• Unternehmensgröße

• Dynamik des Geschäfts

• Liquiditätssituation

Typisch sind:

• monatliche Plan-Ist-Vergleiche

• rollierende Forecasts

In kritischen Phasen auch:

• wöchentlich auf Liquiditätsebene

Diese Webseite beschreibt, wie einfach die Erstellung von Budgetplänen und regelmäßigen Forecasts auch in KMU mit limitierten Ressourcen realisiert werden können: www.companyon.de/planung_einleitung

Dieser Link führt Sie zu einem Blogbeitrag, der sich speziell der integrierten Unternehmensplanung widmet, bei der die drei zentralen Finanzbereiche eines Unternehmens (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquidität) inhaltlich und rechnerisch miteinander verknüpft geplant werden: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung

Technische Unterstützung: Warum Tools entscheidend sind

Manuell erstellte Plan-Ist-Vergleiche:

• sind zeitaufwendig

• fehleranfällig

• schwer skalierbar

Digitale Lösungen ermöglichen:

• automatische Aktualisierung

• konsistente Datenbasis

• integrierte Sicht auf GuV, Cashflow und Liquidität

Das erhöht Geschwindigkeit und Qualität der Entscheidungen. Zahlreiche Unternehmen realisieren ihr Controlling-System noch auf Basis von Excel. Dieser Blogbeitrag beschreibt, warum dies mit unnötigem Aufwand und hohen Risiken verbunden ist: www.companyon.de/blog/warum-excel-in-der-unternehmensplanung-an-seine-grenzen-stoesst

Diese Webseite erklärt eine Software speziell für KMU, die aus den Buchhaltungsdaten und den Plänen automatische Soll-Ist-Analysen und aktualisierte Prognosen (inklusive einer Liquiditätsprognose) erstellt: www.companyon.de

Merksätze für die Praxis

• Abweichungen sind Informationen, keine Fehler

• Ursachenanalyse ist wichtiger als Zahlenvergleich

• Ohne Liquidität ist kein Plan-Ist-Vergleich vollständig

• Gute Vergleiche verbessern Forecasts und Entscheidungen

Fazit

Der Plan-Ist-Vergleich ist eines der wirkungsvollsten Instrumente im Controlling –
wenn er richtig genutzt wird.

Unternehmen, die:

• Abweichungen verstehen

• Zusammenhänge erkennen

• Planung und Realität systematisch verknüpfen

treffen bessere Entscheidungen, reagieren früher und steuern ihr Geschäft aktiver.