In 10 Schritten zum praxisnahen Controlling-System in KMU    

Kurzfassung (TL;DR)

Die Einführung und Nutzung eines wirksamen Controlling-System im Mittelstand müssen gar nicht komplex sein oder in einem langwierigen Projekt enden. Entscheidend sind einfache Einführung, verständliche Logik, schnelle Planung und belastbare Prognosen für Ergebnis und Liquidität. In diesen 10 Schritten zeigen wir, wie Controlling im Alltag gerade in KMU wirklich nutzbar wird.

Einleitung: Controlling muss im Alltag funktionieren

Viele Geschäftsführer wissen, dass sie bessere Zahlen brauchen, scheitern aber an der Umsetzung. Zu komplexe Tools, Excel-Wildwuchs oder Berichte, die niemand nutzt, führen dazu, dass Controlling eher Pflicht als echter Steuerungshebel ist. Beziehungsweise gar nicht wirklich implementiert wird, da im Tagesgeschäft die Zeit dafür zu fehlen scheint.

Ein praxisnahes Controlling-System hat ein anderes Ziel:

Es soll Entscheidungen im Tagesgeschäft unterstützen – nicht zusätzliche Arbeit erzeugen.

1. Klare Zieldefinition: Was soll Controlling leisten?

Bevor ein System eingeführt wird, muss klar sein:

• Welche Entscheidungen sollen besser getroffen werden?

• Geht es um Liquidität, Ergebnis, Wachstum oder alles zusammen?

• Welche Kennzahlen sind wirklich steuerungsrelevant?

Ergänzende Beiträge:

• Die Grundsatzfrage gerade in kleinen KMU "Ist mein Unternehmen für ein Controlling nicht zu klein" beantwortet dieser Blog-Beitrag: www.companyon.de/blog/warum-controlling-auch-für-kleine-unternehmen-sinnvoll-ist
• Blog-Beitrag zum Thema Controlling für Geschäftsführer ohne BWL-Studium: Worauf es ankommt:    www.companyon.de/blog/controlling-für-Geschäftsführer-ohne-bwl-studium-worauf-es-wirklich-ankommt
• Die Ziele eines Controlling-Systems im Mittelstand, aber auch typische Missverständnisse werden in diesem Blog-Artikel beleuchtet: www.companyon.de/blog/controlling-im-mittelstand-aufgaben-ziele-und-typische-missverständnisse
  
• Im Idealfall kann ein System all diese Fragestellungen lösen, ohne dadurch große Komplexität zu erzeugen. Wie wichtig die integriert Planung auch für KMU ist, wird in diesem speziellen Blog-Artikel erklärt: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung
  
  

2. Einfache Installation statt monatelanger Projekte

Ein Controlling-System für KMU sollte:

• ohne IT-Projekt startklar sein

• keine individuelle Programmierung erfordern

• schnell produktiv nutzbar sein

Je länger die Einführung dauert, desto geringer ist die Akzeptanz im Alltag.

Diese Webseite zeigt exemplarisch, dass die Einführung eines Controlling-Systems durch Datenimport der Buchhaltungsdaten sehr schnell und ohne Projektaufwand realisiert werden kann: www.companyon.de/sofort_startklar

3. Intuitive Bedienung – auch ohne BWL-Studium

Die Geschäftsführung gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind häufig Fachspezialisten, aber keine Betriebswirte. Daher ist es in KMU wichtig, dass das genutzte System für Planung und Controlling intuitiv auch durch nicht BWLer zu bedienen ist.  

Ein gutes System:

• erklärt Zusammenhänge verständlich

• nutzt klare Begriffe statt Fachjargon

• visualisiert Zahlen logisch

Ein Beispiel in der Controlling-Lösung von Companyon ist der Bereich der Kennzahlen, in dem zu jeder einzelnen Kennzahl die entsprechenden Formeln und inhaltlich Erklärungen angeboten werden. So ist das Verständnis einfach gegeben und durch die Nutzung des Systems wird der Anwender mit der Zeit ganz automatisch zum Controlling-Experten.

4. Einfacher Datenimport statt manueller Pflege

Viele (Excel-) Systeme scheitern in der Praxis daran, dass die aktuellen IST-Daten aus der Buchhaltung manuell in das System übertragen werden müssen. Der hohe Aufwand und die Fehleranfälligkeit führen dazu, dass die Ergebnisse nicht vertrauenswürdig bzw. falsch sind. Oder dass die Aktualisierung wegen des manuellen Aufwandes im Tagesgeschäft immer wieder verschoben wird, so dass gar keine aktuelle Daten (und Prognosen) für die Unternehmenssteuerung zur Verfügung stehen.  

Wichtig bei der Auswahl eines Controlling-Systems ist daher:

• einfacher Import der Buchhaltungsdaten, z.B. über den Import der SuSa-Listen

• automatische Aktualisierung aller Kennzahlen, Charts und Prognosen nach Aktualisierung der Daten

• klare Datenlogik ohne doppelte Erfassung

Je weniger manuelle Schritte nötig sind, desto häufiger wird das System genutzt.

Eine umfassende Checkliste zur Auswahl eines Controlling-Systems finden Sie in diesem Blog-Beitrag.

5. Integrierte Betrachtung von GuV, Liquidität und Bilanz

Statt Inselbereichen benötigt die Geschäftsführung einen integrierten Blick auf die finanzielle Situation des Unternehmens. Daher sollte das System:

• Ergebnis, Liquidität und Bilanz verbinden

• Abhängigkeiten sichtbar machen

• Auswirkungen von Entscheidungen transparent darstellen

Nur integrierte Planung zeigt, was eine Entscheidung wirklich bedeutet. 

6. Schnelle Planung für eine hohe Akzeptanz

Gerade im Mittelstand sind die meisten Geschäftsführer intensiv mit operative Tätigkeiten belastet. Damit eine sorgfältige Budgetplanung überhaupt eine Akzeptanz findet und umgesetzt wird, muss diese möglichst einfach und schnell umsetzbar sein. 

Planung muss:

• schnell erstellbar sein

• Szenarien ermöglichen (um unterschiedliche Handlungsoptionen einfach mit Zahlen unterlegen zu können)

• ohne Excel-Kaskaden funktionieren

Dieses Video beschäftigt sich mit der Frage, ob Planung und Controlling in KMU überhaupt sinnvoll sind:

7. Forecasts, die im Tagesgeschäft nutzbar sind

Viele Unternehmen erstellen einmal im Jahr eine Budgetplanung. Häufig wird diese im dann laufenden Geschäftsjahr nicht mehr aktualisiert und verliert immer mehr an Bedeutung. Dabei soll die Planung ausdrücklich kein theoretisches Konstrukt sein, sondern ein wichtiges Element der Steuerung. Damit sie diese Aufgabe erfüllen kann, muss sie in regelmäßigen Abständen aktualisiert und den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Dies gilt sowohl für die Aktualisierung der IST-Zahlen als auch für die Anpassung der Erwartungen (Umsatz und Kosten) für die Zukunft. Ein Forecast ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein laufender Prozess.

Noch wichtiger als bei der einmaligen Erstellung des Budgetplans in Schritt 6. ist es bei der regelmäßigen Aktualisierung in Forecasts, dass dies schnell und einfach passiert. Sonst geht im parallelen Tagesgeschäft die Akzeptanz verloren.

Wichtig:

• einfache Aktualisierung bei neuen Informationen

• Fokus auf Abweichungen und Trends

• Automatische Soll-Ist-Vergleiche, um Abweichungen vom Plan direkt deutlich zu machen

• Automatische Prognosen zumindest für Ergebnis und Liquidität, um die Auswirkungen für das Gesamtjahr zu erkennen (siehe 8.)

Forecasts sind wertvoll, weil sie Handlungsoptionen eröffnen.

8. Automatische Prognosen für Ergebnis und Liquidität

Moderne Controlling-Systeme unterstützen mit:

• automatischen Hochrechnungen

• Liquiditätsprognosen auf Monats- und Jahresbasis

• frühzeitigen Warnsignalen

Gerade bei Wachstum oder Unsicherheit sind automatische Prognosen ein entscheidender Vorteil.

Hier wird am konkreten Beispiel erklärt, wie automatische Soll-Ist-Vergleiche (Punkt 7.) und Prognosen aus den IST- und PLAN-Werten erstellt werden: www.companyon.de/planung-auswertung

9. Fokus auf Steuerung statt Berichterstellung

Zu viele Systeme produzieren Berichte, aber keine Erkenntnisse.
Praxisnahes Controlling:

• zeigt Abweichungen statt nur Zahlen

• priorisiert relevante Kennzahlen

• unterstützt Entscheidungen, nicht nur Dokumentation

Berichte sind Mittel zum Zweck – Steuerung ist das Ziel.

10. Warum Excel keine echte Alternative ist

Excel ist flexibel, aber:

• fehleranfällig bei steigender Komplexität

• schwer integrierbar (GuV, Liquidität, Forecast)

• nicht kollaborativ und kaum skalierbar

Excel eignet sich für Berechnungen, nicht für nachhaltige Unternehmenssteuerung.

Dem Thema Excel im Controlling widmet sich dieser Blogbeitrag: www.companyon.de/blog/warum-excel-in-der-unternehmensplanung-an-seine-grenzen-stoesst

Fazit: Controlling ist Pflicht - muss aber einfach einzuführen und zu nutzen sein

Ein praxisnahes Controlling-System zeichnet sich aus durch:

• einfache Einführung

• intuitive Nutzung

• schnelle Planung und Forecasts

• integrierte Sicht auf Ergebnis und Liquidität

Für Geschäftsführer bedeutet das:

Weniger Zahlenarbeit – mehr Entscheidungsqualität.

 

Häufige Fragen (Q&A)

Braucht jedes Unternehmen ein Controlling-System?
Ja – sobald Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus getroffen werden sollten.

Wie viel Zeit muss ich investieren?
Ein gutes System spart Zeit, weil es Transparenz schafft und Nacharbeiten reduziert.

Ist Controlling nur etwas für größere Unternehmen?
Nein. Gerade KMU profitieren besonders, weil Fehlentscheidungen schneller existenzrelevant werden.