Typische Fehler bei der Liquiditätsplanung von KMU     

Kurzfassung (TL;DR)

• Liquiditätsprobleme entstehen selten plötzlich

• Viele KMU planen Liquidität zu grob oder zu spät

• GuV-Denken führt häufig zu Fehleinschätzungen

• Fehlende Integration ist ein zentraler Schwachpunkt

• Gute Liquiditätsplanung ist ein kontinuierlicher Steuerungsprozess

Einordnung: Warum Liquiditätsplanung im KMU besonders fehleranfällig ist

In kleinen und mittleren Unternehmen wird Liquiditätsplanung häufig:

• nebenbei betrieben

• stark vereinfacht

• oder nur in angespannten Phasen intensiviert

• Das Controlling wird in manuellen Excel-Dateien abgebildet, die die Komplexität von Cashflow-Planungen und Liquiditätsprognosen nicht abbilden können.

Das Problem dabei ist nicht mangelnde Kompetenz, sondern eine strukturelle Unterschätzung der Komplexität von Zahlungsströmen.

Liquiditätsplanung ist kein Rechenthema, sondern ein Steuerungsthema.

Ergänzende Links:

• Beispiel, wie einfach Budget- und Liquiditätsplanungen in einer modernen Controlling-Software für KMU abgebildet werden können: https://www.companyon.de/planung_einleitung
• Blogbeitrag speziell zur Liquiditätsplanung: zum Blogbeitrag
• Webseite zur Liquiditätsprognose: https://www.companyon.de/liquiditaetsprognose

Fehler 1: Die Liquidität wird aus der GuV abgeleitet

Einer der häufigsten und zugleich gravierendsten Fehler ist:

• Liquidität aus dem geplanten Ergebnis abzuleiten

Typische Annahmen:

• „Wir sind profitabel, also sind wir liquide.“

• „Der Gewinn wird sich schon im Cashflow zeigen.“

Diese Logik ignoriert:

• Periodenabgrenzungen

• Working-Capital-Effekte

• zeitliche Verschiebungen von Zahlungen

Gerade wachsende KMU laufen hier in erhebliche Risiken.

Das folgende Bild (aus einem Companyon-Webinar zum Thema Budget- und Liquiditätsplanung) veranschaulicht den Effekt am Beispiel eines großen Projektes: In der GuV wirkt sich das Projekt mit einem Gewinn von 150.000 Euro zu Recht sehr positiv aus. Dennoch führt es in einigen Monaten zu einer sehr negativen Liquidität, da die Geldflüsse (Vorfinanzierung Projekt, verspäteter Zahlungseingang vom Kunden wegen Zahlungszielen) von dem Projektgewinn in der GuV abweichen.

Hier wird gleichzeitig der Unterschied zwischen Gewinn, Cashflow und Liquidität deutlich (siehe dazu den Blog-Beitrag: Cashflow, Liquidität und Gewinn – die Unterschiede verständlich erklärt).

• GuV: Wirkung auf Gewinn zum Rechnungsdatum
• Liquidität: Wirkung der tatsächlichen Zahlungen aufgrund echtem Geldfluss

Fehler 2: Zu grobe Planungshorizonte

Viele KMU planen Liquidität:

• quartalsweise

• oder nur auf Jahresbasis

Für operative Steuerung ist das häufig zu grob.

Problematisch sind insbesondere:

• ungleichmäßige Zahlungseingänge

• saisonale Effekte

• hohe Einzelzahlungen

Ohne ausreichende zeitliche Auflösung bleiben Engpässe unsichtbar. Die Entwicklung der geplanten Liquidität sollte mindestens jeden Monat analysiert werden. Ein guter Zeitpunkt dafür ist der Abschluss der Buchungen für den vergangenen Monat, da die aktuellen Ist-Zahlen in die Analyse mit aufgenommen werden. Wenn gleichzeitig die Planung in einen Forecast aktualisiert wird, kann die Liquiditätsentwicklung bestmöglich prognostiziert werden. 

Diese Webseite zeigt, wie einfach eine monatliche Forecast- und Liquiditätsplanung auch für KMU parallel zum Tagesgeschäft realisierbar ist.

Fehler 3: Einmalige Planung statt rollierendem Prozess

Liquiditätsplanung wird häufig:

• einmal erstellt

• selten aktualisiert

• nicht aktiv genutzt

Dabei verändern sich:

• Umsätze

• Zahlungsziele

• Investitionen

• Finanzierung

kontinuierlich.

Eine Liquiditätsplanung ohne regelmäßige Aktualisierung ist schnell wertlos.

Siehe dazu auch oben.

Fehler 4: Unzureichende Berücksichtigung des Working Capital

Working Capital ist einer der größten Liquiditätstreiber, gleichzeitig aber der am häufigsten unterschätzten.

Typische Versäumnisse:

• Forderungslaufzeiten werden pauschal angesetzt

• Lagerveränderungen nicht geplant

• Verbindlichkeiten zu optimistisch bewertet

Das Ergebnis:

• systematische Unterschätzung des Liquiditätsbedarfs

Erläuterung: Das Working Capital = Umlaufvermögen – kurzfristige Verbindlichkeiten. Mehr Informationen dazu finden Sie in dem Blogbeitrag "Was ist das Working Capital und welchen Einfluss hat es auf die Liquidität?"

Dieser Blogbeitrag erklärt den Einfluss des Working Capital auf die Liquidität: www.companyon.de/blog/was-ist-das-working-capital-und-welchen-einfluss-hat-es-auf-die-liquidität

Fehler 5: Investitionen werden isoliert betrachtet

In vielen KMU werden Investitionen:

• strategisch sinnvoll begründet

• ergebniswirksam bewertet

Die Liquiditätswirkung wird jedoch:

• nicht ausreichend simuliert

• zeitlich falsch eingeschätzt

Besonders kritisch:

• hohe Einmalzahlungen

• parallele Tilgungsverpflichtungen

Diese Webseite zeigt, wie einfach die Berücksichtigung von Investitionen in Budgetplänen und bei der Liquiditätsprognose sein kann: https://www.companyon.de/bilanzplanung

Fehler 6: Tilgungen und Kapitaldienste werden unterschätzt

Kredittilgungen:

• wirken nicht auf die GuV

• belasten aber unmittelbar die Liquidität

In der Praxis werden:

• Tilgungspläne zu wenig in die Planung integriert

• Zins- und Tilgungsprofile nicht ausreichend simuliert

Gerade bei mehreren Finanzierungen entsteht so ein erheblicher Blindfleck.

Diese Webseite zeigt, wie einfach die Berücksichtigung von Krediten, Zinszahlungen und Tilgungen in Budgetplänen und bei der Liquiditätsprognose sein kann: https://www.companyon.de/bilanzplanung

Fehler 7: Keine Szenarien und Stress-Tests

Viele Liquiditätsplanungen basieren auf:

• einem „Best-Case“

• stabilen Annahmen

Was häufig fehlt:

• Szenarien

• Sensitivitätsanalysen

• Stress-Tests

Dabei sind es gerade Abweichungen:

• verspätete Zahlungen

• Umsatzrückgänge

• Kostenanstiege

die Liquiditätsprobleme auslösen.

Diese Webseite beschreibt, wie auch in KMU mit begrenzten Ressourcen sehr einfach und schnell in Szenarien geplant werden kann: www.companyon.de/budgetplanung

Fehler 8: Fehlende Integration in die Gesamtplanung

Liquiditätsplanung wird oft:

• isoliert

• unabhängig von GuV- und Bilanzplanung

erstellt.

Die Folge:

• inkonsistente Annahmen

• fehlende Wirkungszusammenhänge

• begrenzte Steuerungsfähigkeit

Ohne integrierte Planung bleibt Liquidität reaktiv statt steuerbar.

Dieser Blogbeitrag thematisiert die integrierte Planung als Schwerpunkt: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung

Fehler 9: Zu wenig operative Verankerung

Die Liquiditätsplanung ist häufig:

• Chefsache

• oder Aufgabe weniger Personen

Operative Bereiche:

• Vertrieb

• Einkauf

• Projektleitung

sind oft nicht eingebunden – obwohl sie wesentliche Zahlungsströme maßgeblich beeinflussen. Dadurch bleiben häufig wichtige Informationen unberücksichtigt und die Planung führt zu ungenauen Ergebnissen. Dies können verschobene Projekte/aktualisierte Sales-Forecasts genauso sein wie beispielsweise sich abzeichnende hohe Preissteigerungen im Einkauf.

Warum diese Fehler so häufig auftreten

Typische Ursachen:

• Zeitmangel

• fehlende Transparenz

• historisch gewachsene Prozesse

• Werkzeuge, die nicht dafür gemacht sind

Excel verstärkt viele dieser Schwächen, insbesondere bei wachsender Komplexität.

Dabei gibt es speziell für KMU entwickelte Softwarelösungen, die die Controller/Planer und die Geschäftsführung von den manuellen Auswänden in Excel befreien und so viel mehr Zeit für die eigentliche Analyse und Maßnahmenplanung geben. Eine diese Lösungen wird auf dieser Seite beschrieben: www.companyon.de

Wie KMU ihre Liquiditätsplanung professionalisieren können

1. Liquidität als Steuerungsgröße etablieren

• nicht nur als Kriseninstrument

Das bedeutet: regelmäßige (monatliche) Planung von Budget und Cashflow, damit Planung und Analyse der Liquidität.

2. Zahlungsströme statt Ergebnisse planen

• Notwendig: Fokus auf Ein- und Auszahlungen.

D.h. die Budgetplanung (GuV-Planung oder BWA-Planung) muss durch eine Cashflow-Planung ergänzt werden.

Dies kann beispielsweise mit einem solchen Tool passieren: www.companyon.de/cashflow_planung

3. Rollierend planen

• regelmäßig aktualisieren

• Abweichungen analysieren

4. Integriert denken

• GuV, Liquidität und Bilanz verbinden

Merksätze für Praktiker

• Liquidität ist zeitabhängig

• Gewinn ersetzt keine Planung

• Working Capital ist kein Detail

• Szenarien schaffen Sicherheit

Fazit

Die meisten Liquiditätsprobleme in KMU sind nicht das Ergebnis falscher Entscheidungen,
sondern das Ergebnis unzureichender Planungssysteme.

Unternehmen, die:

• Liquidität strukturiert

• realistisch

• integriert planen

erkennen Risiken früher und handeln souveräner.

Liquiditätsplanung ist kein rein administrativer Aufwand, sie ist ein zentrales Führungsinstrument. Natürlich kosten Planung und Analyse Zeit. Mit den richtigen Werkzeugen kann diese gerade in KMU auf ein Minimum beschränkt werden.

Häufige Fragen (FAQ)

Wie detailliert sollte eine Liquiditätsplanung sein?
So detailliert, dass Engpässe frühzeitig erkennbar werden – nicht detaillierter.

Reicht eine monatliche Planung aus?
Für viele KMU nicht, insbesondere bei schwankenden Zahlungsströmen.

Wann ist integrierte Planung sinnvoll?
Spätestens bei Wachstum, Investitionen oder steigender Komplexität.