Viele KMU-Unternehmer fragen sich, ob sich ein Controlling-System für ihr Unternehmen tatsächlich lohnt (siehe dazu auch diesen Blog-Beitrag: Ist mein Unternehmen für Controlling nicht zu klein?
Die Vorteile eines Controlling-Systems werden unten in der zweiten Top-10 Liste zusammengefasst. Ohne ein echtes Controlling gehen Unternehmer ein erhebliches Risiko ein, es entstehen erhebliche Schwächen in der Unternehmenssteuerung. Diese sind oft nicht direkt sichtbar und werden z.B. durch eine gute Geschäftsentwicklung überdeckt. Steigen die wirtschaftlichen Herausforderungen aber, ändert sich das häufig sehr schnell, oft mit gravierenden Folgen.
In diesem Beitrag listen wir positive und negative Effekte exemplarisch auf, verweisen zu jedem Punkt auf weitere Artikel, die sich speziell mit dem jeweiligen Thema auseinandersetzen. Bei den Top-10 Risiken werden so direkt Lösungsmöglichkeiten aufgezeigt, um die Risiken zu vermeiden.
1. Keine finanzielle Transparenz auf Knopfdruck
Viele der folgenden Punkte thematisieren den fehlenden Blick in die Zukunft. Aber auch die systematische und regelmäßige Analyse der Ist-Zahlen, d.h. der Blick in die Vergangenheit und Gegenwart ist natürlich sehr wichtig. Wie ist der letzte Monat gelaufen, waren wir profitabel, haben wir unsere Ziele erreicht?
Viele Unternehmen erhalten eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) vom Steuerberater, sehr oft einfach als pdf-Datei. Häufig wird mit dieser Datei, obwohl sie viele wichtige Informationen enthält, gar nicht gearbeitet. Zu unkomfortabel ist die Nutzung, gerade auch für Nicht-Betriebswirte. Wenn diese Analysen unterbleiben oder nur sehr unregelmäßig durchgeführt werden, besteht die große Gefahr, dass sogar akute Problemfelder nicht gesehen werden, solange noch "Geld auf dem Konto ist".
Ein Controlling-System sollte daher auch die IST-Zahlen ohne Aufwand aufbereiten und automatische Soll-Ist-Vergleiche erstellen.
Dieser Link führt zum Beispiel einer elektronischen und komfortablen BWA, die die Informationen sehr einfach zugänglich macht, zum Beispiel durch direkte Vergleiche mit anderen Zeiträumen oder integrierten Soll-Ist-Vergleichen. Ebenso können die Ist-Zahlen ohne manuellen Aufwand automatisch in Kennzahlen und Charts dargestellt werden.
2. Entscheidungen mit Vergangenheitsfokus
Gesteuert wird auf Basis historischer Ist-Daten – nicht auf Basis belastbarer Prognosen. Dadurch werden sich bereits abzeichnende Probleme und Liquiditätsengpässe viel zu spät erkannt. Häufig mit gravierenden Folgen für die finanzielle Situation des Unternehmens. Dies kann sogar bei einem positiven Geschäftsverlauf passieren, z.B. wenn ein großes Projektgewonnen wird, das Unternehmen durch die unterschätzte Vorfinanzierung und verspäteten Zahlungseingänge aber in einen Liquiditätsengpass läuft. Der durch ein Planungssystem direkt sichtbar geworden wäre.
Sie dazu auch diesen Blog-Beitrag, der sich speziell mit dieser Problematik auseinandersetzt: Buchhaltung ist nicht Controlling. Warum viele Unternehmen im Rückspiegel steuern. Und es erst merken, wenn es eng wird.
3. Liquiditätsrisiken werden zu spät erkannt
Ohne rollierende Vorschau fehlt der Blick auf die kommenden Monate. Unternehmer werden von Liquiditätsengpässen überrascht und müssen sehr kurzfristig reagieren. Das kann sehr teuer (Inanspruchnahme teurer erweiterter Kreditlinien) und auch sehr unangenehm werden (ad hoc - Termin mit der Hausbank).
Dabei zeichnen sich die meisten Engpässe bereits sehr früh ab, bevor sie in den Buchhaltungszahlen sichtbar werden. Durch eine (aktualisierte) Budgetplanung inklusive Ergebnis- und Liquiditätsprognosen werden solche Engpässe viel früher erkannt und der Unternehmer kann in Ruhe die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Selbst das Gespräch bei der Hausbank kann langfristig und perfekt vorbereitet vereinbart werden.
Ergänzende Beiträge dazu:
4. Gewinn und Zahlungsfähigkeit werden vermischt
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt die Profitabilität des Unternehmens. Sie sagt aber nichts über Kapitalbindung oder Cashflow-Stabilität. Auch ein Projekt mit positivem Deckungsbeitrag kann dazu führen, dass ein Unternehmen in einen Liquiditätsengpass gerät, z.B. durch die notwendige Vorfinanzierung und längere Zahlungsziele des Kunden. Dies würde ohne eine Budgetplanung viel zu spät erkannt werden.
Diese Grafik aus einem der Companyon-Webinare zeigt diesen unterschiedlichen Effekt auf Gewinn, Cashflow und Liquidität exemplarisch. Ganz ohne Controlling-System würde der Unternehmer im September von einer massiven Zahlungsunfähigkeit überrascht werden, obwohl er doch einen hohen Gewinn im Oktober erwartet hat.
Den Unterschied zwischen Cashflow, Umsatz und Gewinn erklärt dieser Blog-Artikel.
5. Das Wachstum wird finanziell unterschätzt
Auch eine positive wirtschaftliche Entwicklung des Unternehmens können zu temporären Liquiditätsproblemen führen, abhängig vom Geschäftsmodell. Steigende Umsätze erhöhen in vielen Unternehmen automatisch das Forderungsvolumen, Lagerbestände, notwendige Investitionen und Personalkosten. Typischerweise treten viele der Kosten vor den realisierten Umsätzen ein, was zu einer hohen Belastung für die Liquidität führen kann. Zahlungsunfähig wegen großem Erfolg.
Ohne eine Budgetplanung innerhalb des Controlling bleibt der zusätzliche Kapitalbedarf unscharf.
Ergänzende Beiträge zur Planung in Unternehmen:
6. Keine belastbaren Szenarien
Entscheidungen werden immer unter Unsicherheit getroffen. Ohne belastbare Zahlen aber kann der Unternehmer nur noch auf sein Bauchgefühl vertrauen. Dies betrifft auch Entscheidungen, die für das Unternehmen gravierende Konsequenzen haben können.
Wie wirkt sich ein Umsatzrückgang von 10 % aus? Wie wirkt sich diese Investition auf meine Liquidität aus? Wir realistisch ist es, dass ich im kommenden Geschäftsjahr einen positiven Ertrag erwirtschafte, auch wenn die Konjunktur etwas nachlässt?
Ohne Simulationen bleiben solche Fragen unbeantwortet. Und das Unternehmen findet sich plötzlich in einer finanziellen Schieflage wieder, weil es die Entwicklung nicht hat kommen sehen und daher nicht frühzeitig regieren konnte.
Dieser Blogbeitrag beschäftigt sich konkret mit der Fragestellung der Planung in Szenarien: Szenarioplanung im Mittelstand: So meistern Sie Unsicherheiten bei Umsatz, Kosten und Liquidität.
7. Investitionen ohne klare Kapitaldienstprüfung
Dies ist eine weitere Perspektive des vorherigen Punktes: Wie ist die Auswirkung von Investitionen, die ich über Kredite finanzieren muss? Wie wirken sich die Zins- und Tilgungsfähigkeit auf den Cashflow aus? Für die Entscheidung über eine Investition darf dieser Punkt auf keinen Fall vernachlässigt werden.
Dieser Link führt Sie zur Companyon-Webseite und zeigt, wie einfach Investitionen und Finanzierungen in einem modernen Controlling-System geplant werden können: companyon.de/bilanzplanung.
8. Die Fixkostenstruktur bleibt diffus
Welche Kosten sind tatsächlich strukturell gebunden, und welche lassen sich im Bedarfsfall kurzfristig anpassen? Ohne ein strukturiertes Controlling fehlt häufig eine saubere Trennung zwischen:
In wirtschaftlich stabilen Phasen fällt das kaum auf. Doch bei Umsatzrückgängen oder Margendruck wird diese Unklarheit zum Risiko. Wenn nicht transparent ist, welcher Anteil der Kostenbasis unabhängig vom Umsatz anfällt – etwa Mieten, Leasingraten, langfristige Personalverpflichtungen oder IT-Verträge – lässt sich die kurzfristige Anpassungsfähigkeit des Unternehmens kaum realistisch einschätzen.
Controlling macht die Fixkostenquote sichtbar und zeigt, wie stark das Ergebnis bei geringerer Auslastung unter Druck gerät. Ohne diese Transparenz steigt die Krisenanfälligkeit:
Das Unternehmen erkennt erst spät, ab welchem Umsatzniveau Verluste entstehen – und wie groß der notwendige Anpassungsbedarf tatsächlich ist.
9. Bank-/Finanzierungsgespräche unter Zeitdruck
Bankgespräche sind für viele Geschäftsführer von KMU ein eher unangenehmes Thema, vor allem, wenn sie adhoc unter großem finanziellem Druck geführt werden müssen, da die Zahlungsfähigkeit (s.o.) gefährdet ist. Die Ausgangsbasis für ein solches Gespräch ist schlecht, das Vertrauen des Bankberaters wegen der angespannten Situation des Unternehmens schon erschüttert. Und im Zweifel liegen die Zahlen auch nicht komplett vor, da sie in der Kürze der Zeit nicht zusammengestellt werden konnten.
Durch eine vorausschauende Planung können diese Gespräche meist deutlich früher vereinbart und viel besser vorbereitet durchgeführt werden. Mit vielen positiven Effekten bis hin zum Rating des Unternehmens.
Damit beschäftigt sich im Detail dieser Blog-Artikel: companyon.de/blog/controlling-und-bankenkommunikation-wie-belastbares-controlling-finanzierungsspielraeume-eröffnet
10. Keine systematische Performance-Messung
Ohne Controlling-System existiert häufig keine klar definierte Kennzahlen- ( KPI-) Struktur.
Es fehlen:
definierte Steuerungskennzahlen
Zielwerte und Schwellen
regelmäßige Abweichungsanalysen
In der Folge bleibt unklar, welche Geschäftsbereiche tatsächlich Wert schaffen – und welche Ressourcen binden, ohne angemessene Rendite zu erwirtschaften.
Die Unternehmensführung erhält Berichte, aber keine echte Performance-Transparenz.
Dieser Link führt zum Companyon-Controlling-System, welches zahlreiche KPI automatisch berechnet, für diese können auch individuelle Zielwerte definiert werden. Weichen die Werte von den Zielwerten ab, wird dies automatisch deutlich gemacht.
11. Fehlende Frühwarnindikatoren für strukturelle Veränderungen
Ohne strukturiertes Controlling fehlt häufig ein systematisches Frühwarnsystem für schleichende Entwicklungen.
Einige Beispiele für mögliche Entwicklungen:
kontinuierlicher Margenrückgang über mehrere Perioden
steigende Kostenquoten bei stagnierendem Umsatz
sinkende Produktivität je Mitarbeiter
schrittweise Verschlechterung der Eigenkapitalquote
Einzelne Monatszahlen wirken unauffällig, die strukturelle Tendenz bleibt jedoch unerkannt.
Das Controlling dagegen aggregiert Zeitreihen, analysiert Trends, stellt diese grafisch dar und identifiziert Abweichungen frühzeitig.
Ohne diese systematische Trendanalyse entsteht das Risiko, dass strategische Probleme erst erkannt werden, wenn sie bereits substanziell sind, und dann nur noch reaktiv behandelt werden können.
Ein professionelles Controlling-System ersetzt Unsicherheit nicht, es macht sie aber berechenbarer. Die Entwicklung wird transparenter und viel besser prognostizierbar.
1. Finanzielle Transparenz auf Knopfdruck
Moderne Controlling-Systeme sind innerhalb von Minuten (Dank Datenupload der Buchhaltungsdaten) startklar und bieten über Kennzahlen, Charts und verschiedenste BWA-Ansichten sofortige finanzielle Transparenz. Und dies Monat für Monat, auch parallel zum stressigen Tagesgeschäft.
2. Vorausschauende Liquiditätssteuerung
Monatliche Forecasts berücksichtigen Lehren aus der Vergangenheit (im Budgetplan wurde die Umsatzentwicklung zu optimistisch geschätzt) und neue erwartete Veränderungen (Kosten für Energie werden steigen, Projekte verschieben sich) in aktualisierten Plänen. Controlling-Systeme berechnen daraus automatisch eine aktualisierte Prognose für alle relevanten Kennzahlen, natürlich auch für Gewinn und Liquidität. So werden potenzielle Engpässe sehr frühzeitig sichtbar und Maßnahmen können früher eingeleitet werden. Bis hin zum gut vorbereitetem Termin mit der Hausbank wenn notwendig.
Wichtig: Die Anpassungen des Planes in einen Forecast müssen einfach und schnell realisiert werden können. Geschäftsführer gerade in KMU sind stark in das Tagesgeschäft eingebunden. Kostet die Forecastplanung jede Monat zu viel Zeit, wird sie häufig verschoben oder ganz liegengelassen. Hier exemplarisch der Link zum Controlling-Tool von Companyon, mit dem der Forecast komfortabel und schnell erstellt werden kann.
3. Integrierte Sicht auf Ergebnis und Cashflow
Profitabilität und Zahlungsfähigkeit werden im Controlling-System gemeinsam analysiert. So wird sehr deutlich sichtbar, ob die faktischen Ein- und Auszahlungen zeitlich von dem Budgetplan abweichen und möglicherweise negative Effekte auf die Liquidität bestehen, die zu Problemen mit der Zahlungsfähigkeit führen können (siehe oben das Beispiel dazu).
Dieser Blog-Beitrag thematisiert die Unterschiede von Gewinn, Cashflow und Liquidität. Ergänzend erklärt dieser Beitrag die Vorteile einer integrierten Unternehmensplanung, die Guv, Bilanz und Liquidität umfasst.
4. Belastbare Szenarien
Eine Planung für die Zukunft beinhaltet immer Unsicherheit, das liegt in der Natur der Sache. Für einen Unternehmer ist es daher wichtig, sicherzustellen, dass sein Budgetplan tatsächlich robust und belastbar ist. Größere Sicherheit schafft hier die Planung in drei Alternativen, neben dem Budgetplan noch eine bewusst optimistische und eine bewusst pessimistische Alternative. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr groß, dass sich die tatsächliche Entwicklung zwischen Best- und Worst-Case abspielen wird.
Bleibt das Unternehmen auch in der Worst-Case-Betrachtung profitabel und liquide, kann der Unternehmer mit großer Ruhe in die Zukunft blicken. Zeigen sich aber im Worst-Case-Szenario (oder sogar in den anderen Szenarien) potentielle Engpässe, so kann (und muss) er frühzeitig reagieren.
Mit dem Thema "Prognosesicherheit" und der Szenarioplanung beschäftigt sich dieser Blog-Artikel.
5. Transparente Kapitaldienstfähigkeit
In modernen Controlling-Systemen können Investitionen und Kredite einfach in die Planung integriert werden, ihre Auswirkungen werden in allen Analysen und Prognosen automatisch berücksichtigt. So werden Investitionen umfassend auf ihre Tragfähigkeit geprüft, ebenso die Refinanzierungsmöglichkeit von Krediten.
5. Strukturierte Abweichungsanalyse
Viele Unternehmen erstellen für jedes Geschäftsjahr einen Budgetplan. Nicht alle nutzen den Plan aber monatlich für eine detaillierte Soll-Ist-Analyse, um Abweichungen frühzeitig zu identifizieren. Zu aufwändig ist es, dies zum Beispiel in selbst erstellten Excel-Tabellen abzubilden. So bleibt diese wichtige Analyse neben dem Tagesgeschäft häufig liegen. In modernen Controlling-Systemen werden Soll-Ist-Vergleiche automatisch erstellt, sobald aktuelle Buchhaltungsdaten in das System geladen werden.
Dabei identifizieren Soll-Ist-Vergleiche häufig Problemfelder im Unternehmen und führen zu nachvollziehbaren Anpassungsmaßnahmen.
Hier ein Blog-Artikel zum Thema Plan-Ist-Vergleiche richtig nutzen: So entstehen bessere Entscheidungen.
6. Konsistente, aktuelle Datengrundlage
Ist-Daten und Planung greifen systematisch ineinander. Ohne Controlling-System liegen diese Daten häufig zwar vor, können aber nicht so einfach übereinander gebracht werden. Zum Beispiel wird in Excel eine einfacher Budgetplan erstellt, monatlich erhält der Unternehmer vom Steuerberater eine BWA im pdf-Format.
Zur Analyse müsste er die Dokumente nebeneinander legen und Zeile für Zeile vergleichen. Dies unterbleibt meist. In modernen Controlling-Systemen dagegen liegen alle Daten in einem System, IST-Daten werden durch Datenupload aktualisiert, ohne manuelle Übertragungsfehler.
7. Substanziell bessere Grundlage für Bankgespräche
Termine können frühzeitig vereinbart und perfekt vorbereitet werden, da mögliche Liquiditätsengpässe im Controlling-System früh sichtbar werden. Verfügbare Forecasts und Szenarienberechnungen erhöhen im Gespräch Glaubwürdigkeit und Argumentationsqualität.
So können die Gespräch viel ruhiger und selbstbewusster geführt werden, mit einem besseren Ergebnis.
Hier ein spezieller Blogartikel zum Thema Controlling und Bankenkommunikation: Wie belastbares Controlling Finanzierungsspielräume eröffnet
8. Höhere Entscheidungssicherheit
Auch hier zeigen sich die positiven Effekte einer einfach zu realisierenden Szenarioplanung: Maßnahmen werden quantitativ durchgerechnet, bevor sie umgesetzt werden. So wird die Entscheidung durch harte Zahlen abgesichert, die das immer noch wichtige Bauchgefühl sachlich ergänzen.
9. Transparenz über Kapital- und Kostenstruktur
Eigenkapitalquote, Verschuldung und Fixkosten werden aktiv überwacht.
10. Vermeidung von manuellem Excel-Chaos
Viele KMU nutzen Excel als "Controlling-System". Dies ist im ersten Schritt naheliegend, ist die Software in den Unternehmen doch vorhanden und verursacht keine weiteren Kosten. Einfache Analysen können gut angelegt werden.
Doch Excel ist kein Controlling-System. Zu gravierend sind die Nachteile: Hoher manueller Aufwand, sehr hohe Fehleranfälligkeit, geringerer Leistungsumfang. Dem gegenüber stehen die geringen monatlichen Kosten von KMU-Controlling-Systemen.
Dieser Artikel beschäftigt sich intensiv mit der Frage, ob Excel als Basis für ein Controlling-System sinnvoll ist.
Wir sind (natürlich) davon überzeugt, dass es für ein System für Planung, Controlling und Liquidität keine Alternative gibt. Keine Firma ist zu klein, um die oben genannten Risiken vermeiden zu müssen. Bzw. um die Vorteile für sich zu nutzen.
Viele Unternehmer in KMU vertagen diesen Schritt immer wieder, weil sie Aufwand und Kosten scheuen. Dabei sind moderne Controlling-Systeme innerhalb von Minuten startklar (Ist-Daten-Analyse), unterstützen bei der Budgetplanung und Forecast und erstellen automatische Ergebnis- und Liquiditätsprognosen.
Hier einige Links zum Thema: