Ein Finanz-Controlling-System ist kein Reporting-Werkzeug, sondern ein integriertes Steuerungssystem. Es verbindet Buchhaltungsdaten mit Planung, Forecast, Kennzahlen und Szenarien, um Unternehmen aktiv zu steuern. Gerade für KMU ist es entscheidend, um trotz begrenzter Ressourcen Transparenz, Prognosefähigkeit und Entscheidungssicherheit zu gewinnen.
Controlling ist keine Kontrollinstanz im Sinne nachträglicher Überprüfung, sondern eine unterstützende Führungsfunktion. Ziel ist es, Managemententscheidungen durch strukturierte Planung, konsistente Information und systematische Koordination abzusichern.
Ein Controlling-System bildet diesen Anspruch technisch und methodisch ab. Es sorgt dafür, dass:
Damit ist Controlling stets zukunftsorientiert, auch wenn es auf Vergangenheitsdaten basiert. Ein Controlling-System verbindet die IST-Daten der Vergangenheit (bis zum letzten Monat) mit den Erwartungswerten für die Zukunft (die PLAN-Daten) und erstellt daraus aussagekräftige Prognosen für alle Kennzahlen, vor allem für Umsatz, Kosten, Ertrag und Liquidität.
Die Aufgaben und Ziele des Controlling speziell im Mittelstand thematisiert dieser Blog-Beitrag: www.companyon.de/blog/controlling-im-mittelstand-aufgaben-ziele-und-typische-missverständnisse
Ein Finanz-Controlling-System ist kein passives Berichtswerkzeug, sondern ein aktives Arbeitsinstrument für die Unternehmenssteuerung. Sein Nutzen entsteht im täglichen Einsatz – nicht im Reportarchiv.
1. Strukturierung der finanziellen Realität
Buchhaltungsdaten werden so verdichtet, dass Ergebnisquellen, Liquiditätsbindung und finanzielle Risiken klar erkennbar sind. Ziel ist Übersichtlichkeit, nicht Detailtiefe.
Typische Fragen, die das System beantwortet:
Gerade KMU-Geschäftsführer stellen sich häufig die Frage, ob das eigene Unternehmen für ein Controlling-System nicht zu klein sei. Antworten auf diese Frage gibt dieser Blog-Beitrag: www.companyon.de/blog/warum-controlling-auch-für-kleine-unternehmen-sinnvoll-ist
2. Planung als explizite Annahmenbasis
Planung wird nicht als starres Budget verstanden, sondern als formalisierte Erwartungshaltung.
Das System dient dazu:
Planung wird damit zum Referenzrahmen für spätere Entscheidungen.
Gerade in kleineren und mittleren Unternehmen wird noch nicht systematisch geplant. Unter anderem deshalb, weil "sich die Zukunft ja eh ändert" und eine Planung daher Zeitverschwendung sei. Dieser Blog-Artikel befasst sich explizit mit der Fragestellung, wie belastbar Prognosen über die Zukunft überhaupt sind: www.companyon.de/blog/wie-belastbar-sind-prognosen-wirklich-und-wie-unternehmen-mit-unsicherheit-umgehen-sollten
3. Laufender Forecast statt periodischer Überraschungen
Mit jeder Aktualisierung der Ist-Daten aus der Buchhaltung werden Ergebnis- und Liquiditätsprognosen automatisch fortgeschrieben.
Der Fokus liegt nicht auf der Abweichung selbst, sondern auf ihrer Bedeutung:
Monatliche Forecasts haben sich hierbei als praktikabler Standard etabliert. Diese werden auf zwei Wegen aktualisiert, damit werden die Prognosen im Jahresverlauf immer genauer:
Gerade in KMU ist es wichtig, dass sowohl die Analyse als auch die Anpassung des Plans einfach und schnell passieren kann. Ansonsten besteht die Gefahr, dass diese wichtigen Anpassungen neben dem Tagesgeschäft liegen bleiben.
Diese Webseite beschreibt, wie in einem Controlling-System automatisch Soll-Ist-Analysen verfügbar sind: www.companyon.de/planung-auswertung. Ergänzend beschreibt dieser Blog, wie Plan-Ist-Vergleiche einfach und sinnvoll für bessere Entscheidungen genutzt werden können: www.companyon.de/blog/plan-ist-vergleiche-richtig-nutzen-so-entstehen-bessere-entscheidungen
Auf dieser Webseite finden Sie Informationen, wie einfach und schnell sowohl die Planerstellung als auch die Anpassung in Forecasts passieren kann: www.companyon.de/budgetplanung
4. Vorbereitung unternehmerischer Entscheidungen
Der eigentliche Mehrwert zeigt sich bei Entscheidungen:
Das System liefert keine Entscheidungen, sondern Entscheidungsräume:
Was passiert, wenn wir handeln – und was, wenn wir es nicht tun?
Um Entscheidungen durch konkrete und belastbare Zahlen abzusichern, hat sich die Planung in Szenarien bewährt. Ein Szenario ist eine Variante der aktuellen Planung, die um die für Entscheidung relevanten Punkte verändert bzw. ergänzt wird. So kann aus der Prognose abgeleitet werden, wie sich Ertrag und Liquidität entwickeln werden.
Dieser Blog-Beitrag widmet sich speziell der Szenarien-Planung: www.companyon.de/blog/szenarioplanung-im-mittelstand-so-meistern-sie-unsicherheiten-bei-umsatz-kosten-und-liquiditaet
5. Früherkennung und aktive Steuerung
Durch konsistente Modelle und automatische Aktualisierung werden Risiken sichtbar, bevor sie sich im Bankkonto oder Jahresabschluss manifestieren.
So wird Controlling von reaktiver Analyse zu vorausschauender Steuerung.
Dieser Punkt ist besonders für die Liquiditätsplanung bzw. Liquiditätsprognose von hoher Wichtigkeit. Je früher mögliche Liquiditätsengpässe erkannt werden, umso früher kann mit Gegenmaßnahmen dafür gesorgt werden, dass diese Situation gar nicht erst eintreten wird. Selbst die Durchführung von häufig unangenehmen Bankgesprächen kann so deutlich vereinfacht werden: Ein gut vorbereiteter Termin mit der Bank, um einen temporären Liquiditätsengpass (z.B. zur Projektfinanzierung oder zum Saison-Wareneinkauf im Handel) in einigen Monaten zu besprechen wird deutlich angenehmer sein, als ein Ad-Hoc-Panik-Termin, weil das Konto ins Negative gerutscht ist und Rechnungen nicht bezahlt werden können.
Dieser Blogbeitrag thematisiert die Eigenschaften der Liquiditätsplanung: www.companyon.de/blog/was-ist-liquiditätsplanung-einfach-erklärt-für-unternehmer
Ein häufiges Missverständnis besteht in der Gleichsetzung von Buchhaltung und Controlling:
Ein Finanz-Controlling-System nutzt Buchhaltungsdaten – GuV, Bilanz, offene Posten, Zahlungsströme – als Rohstoff, nicht als Endprodukt. Vor allem fehlt bei der Buchhaltung der Blick in die Zukunft, die in einem Controlling-System durch die Budgetpläne dargestellt und in Prognosen berücksichtigt wird. Erst dadurch wird das Controlling-System zu einem wertvollen Werkzeug für die Unternehmensführung.
Fachlich ist Controlling Teil des unternehmerischen Führungssystems. Ein Finanz-Controlling-System übernimmt dabei drei zentrale Funktionen:
Controlling entfaltet seinen Nutzen nur dann vollständig, wenn es integriert ist:
Ohne Integration entstehen parallele Zahlenwelten – und unsichere Entscheidungen.
In diesem Blog-Beitrag finden Sie Informationen über die Bedeutung einer integrierten Unternehmensplanung: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung
Der Mehrwert eines Finanz-Controlling-Systems liegt in der Vorausschau:
Idealerweise werden diese Prognosen (Umsatz, Kosten, Ertrag, Liquidität, ...) von dem Controlling-System automatisch erstellt. Und mit jeder Aktualisierung der Ist-Daten ebenso automatisch aktualisiert.
Diese Webseite beschreibt beispielhaft, wie aus IST- und PLAN-Daten automatisch eine aktuelle Liquiditätsprognose erstellt und automatisch aktualisiert wird: www.companyon.de/liquiditaetsprognose
Excel ist ein Werkzeug – aber kein System:
Ein Finanz-Controlling-System ist dagegen reproduzierbar, konsistent und jederzeit aktuell.
Dieser Blog-Beitrag beschäftigt sich ausführlich mit der Fragestellung, ob Excel als Controlling-System geeignet ist: www.companyon.de/blog/warum-excel-in-der-unternehmensplanung-an-seine-grenzen-stoesst
KMU unterscheiden sich strukturell von Großunternehmen:
Controlling oder expliziten Controller? Auch das ist mit der Unterstützung durch besondere KMU-taugliche Controlling-Tools möglich, wie dieser Blog-Beitrag beschreibt: www.companyon.de/blog/controlling-ohne-controller-wie-kleine-teams-trotzdem-professionell-steuern
Daraus ergeben sich klare Anforderungen an ein Controlling-System und dessen Einführung:
Sind Einführung und Nutzung eines Controlling-Systems zu zeitaufwändig, so besteht die große Gefahr, dass es entweder gar nicht implementiert wird. Oder dass es neben dem Tagesgeschäft immer wieder liegen bleibt. IST-Daten nicht aktualisiert und Forecasts nicht aktualisiert werden. Damit geht der Überblick über die finanzielle Situation des Unternehmens verloren und das System verliert immer stärker die Möglichkeiten, die Geschäftsführung bei wichtigen Entscheidungen zu unterstützen.
Nicht weniger Controlling ist gefragt – sondern passend gestaltetes Controlling.
Ein Finanz-Controlling-System ist kein Reporting-Luxus.
Es ist die Grundlage wirksamer Unternehmenssteuerung im Mittelstand.
Oder kurz gesagt:
Ohne Finanz-Controlling-System weiß ein Unternehmen, wo es war.
Mit einem weiß es, wohin es sich bewegt – und warum.