Entscheidungsfähiges Controlling liefert keinen tagesaktuellen Kontostand, sondern einen monatlichen, automatisch aktualisierten Über- und Ausblick auf Ergebnis und Liquidität. Diese Checkliste zeigt, woran Geschäftsführer erkennen, ob ihr Controlling echte Entscheidungen vorbereitet – oder nur Vergangenes dokumentiert.
Für Geschäftsführer mittelständischer Unternehmen ist nicht relevant,
wie hoch der Kontostand heute ist, sondern:
wie sich Ergebnis und Liquidität in den kommenden Monaten entwickeln,
welche Auswirkungen Plan-, Ist- oder Szenarioänderungen haben,
und ob Entscheidungen rechtzeitig und fundiert getroffen werden können.
Entscheidungsfähiges Controlling bietet daher einen aktuellen Überblick über den Status des Unternehmens und einen Ausblick auf die kommenden Monate. So kann die aktuelle Situation bestmöglich analysiert und mögliche Engpässe frühzeitig erkannt werden.
Dieses Video beantwortet die Frage, ob Planung und Controlling in KMU überhaupt sinnvoll sind:
Liquidität wird monatlich geplant und prognostiziert
Steuerungshorizont: mindestens 12 Monate
Fokus auf Entscheidungsfähigkeit, nicht auf operative Kontostände
Die Prognose der Liquidität hilft mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig gegenzusteuern. Sei es durch Umsatz- oder Kostenanpassungen, oder einen frühzeitigen und perfekt vorbereiteten Termin bei der Hausbank.
Dieser Blog-Beitrag betrachtet die typischen Fehler bei der Liquiditätsplanung: www.companyon.de/blog/typische-fehler-bei-der-liquiditätsplanung-von-kmu
Prognosen sind wichtiger als historische Auswertungen
Entscheidungen basieren auf zukünftigen Entwicklungen
Vergangenheitsdaten dienen der Einordnung, nicht der Steuerung
Die Analyse des Ist-Zustandes ist natürlich ein zentraler Bestandteil des Controlling. Wo stehe ich heute, wie haben sich Umsatz und Kosten entwickelt? Wichtiger für die aktive Steuerung des Unternehmens ist aber der Blick in die Zukunft. Um nicht nachträglich auf Entwicklungen reagieren zu müssen, sondern um Veränderungen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig zu reagieren.
Der Forecast wird regelmäßig fortgeschrieben
Die vergangenen Monate werden jeweils automatisch durch die Ist-Werte ersetzt
Der Planungshorizont bleibt konstant nach vorne gerichtet
Aufgrund der Belastung im Tagesgeschäft werden die Budgetpläne in vielen Unternehmen nicht regelmäßig in Forecasts aktualisiert. Dabei sind diese Forecasts notwendig, damit der Ausblick in die Zukunft immer genauer und nicht immer ungenauer wird. Schließlich bildet er die Grundlage für wichtige unternehmerische Entscheidungen. Der Forecast aktualisiert sich im laufenden Geschäftsjahr auf zwei parallele Wege.
Durch die Kombination beider Aktualisierungen wird der ursprüngliche Budgetplan im laufenden Jahr immer genauer, damit gewinnen auch die Prognosen für Ergebnis und Liquidität immer mehr an Aussagekraft.
Diese Webseite beschreibt das Controlling-System von Companyon, mit dem Planung und Forecast gerade auch in KMU einfach und schnell zu realisieren sind: www.companyon.de/planung_einleitung
Ergebnis- und Liquiditätsplanung sind logisch verknüpft
Investitionen, Abschreibungen und Finanzierung wirken korrekt
Keine isolierten Neben- oder Schattenrechnungen
In vielen Unternehmen besteht eine Umsatz- und Kostenplanung auf Excel-Basis. Aufgrund der Komplexität wird diese aber nicht in eine Cashflow-Planung oder eine automatische Liquiditätsprognose überführt. Dabei sind diese Informationen wesentlich für eine seriöse Unternehmenssteuerung und bieten wichtige Informationen, um das Unternehmen aktiv durch alle Untiefen steuern zu können.
Dieser Blog-Beitrag beleuchtet die "Integrierte Planung" im Detail: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung
Die Ist-Daten werden direkt aus der Buchhaltung importiert
Kein manueller Erfassungs- oder Übertragungsaufwand
Keine Excel-Versionen oder Copy-&-Paste-Fehler
Alle Kennzahlen, Forecasts und Prognosen aktualisieren sich automatisch
Sofortige Transparenz nach jeder Datenaktualisierung
Werden die IST-Daten nach dem Monatsabschluss komfortabel in das Controlling-System importiert, so wird ein zentraler Widerstand gegen ein aktiv gelebtes Controlling vermieden: Fehlende Zeit des Geschäftsführers neben den Belastungen im Tagesgeschäft.
Der komfortable Import der IST-Daten sowie die automatische Aktualisierung aller Kennzahlen, BWAs und Prognosen verhindert nicht nur Übertragungs- und Formelfehler, sondern sorgt durch die Vermeidung von manuellem Aufwand für eine hohe Akzeptanz des Controlling-Systems.
Die Änderungen im Plan wirken sofort auf Ergebnis und Liquidität
Szenarien müssen nicht neu berechnet werden
Die Steuerungswirkung ist unmittelbar sichtbar
Dies schließt sich an den Punkt 5. an: So wie sich Änderungen der IST-Zahlen in allen Berechnungen berücksichtigt werden, so gilt dies auch für veränderte Planwerte: Diese werden automatisch in allen Berechnungen und Prognosen zur Liquidität und zum Ergebnis berücksichtigt. Der Geschäftsführer (oder der Controlling-Verantwortliche) sieht so nach durchgeführten Änderungen im Forecast automatisch die Auswirkungen auf alle relevanten Zahlen.
Best-, Base- und Worst-Case sind abbildbar
Auswirkungen auf Liquidität sind transparent
Entscheidungen können vorab bewertet werden
Der Blick in die Zukunft ist immer mit Unsicherheit und damit mit Fehlern behaftet. Um die Bandbreite der möglichen Entwicklung transparent zu machen, hat sich die Planung in unterschiedlichen Szenarien bewährt. So kann ein Plan bewusst pessimistisch (Worst-Case) oder bewusst optimistisch (Best-Case) angelegt werden. Die vermutlich realistischste Planung liegt mit dem Base-Case zwischen den beiden anderen Plänen. So kann frühzeitig analysiert werden, wie sich vor allem der Eintritt der pessimistischen Annahmen auf Ergebnis und Liquidität auswirken würde. Zeigen sich in diesem Plan bereits Risiken für die Liquidität, so kann bereits in dieser Phase über entsprechende Aktionen nachgedacht werden, um den Worst-Case gar nicht erst eintreten zu lassen. Dies wird zu viel besseren Ergebnissen führen, als Not-Reaktionen im Nachhinein.
Dieser Blog-Beitrag widmet sich speziell der Szenarioplanung: www.companyon.de/blog/szenarioplanung-im-mittelstand-so-meistern-sie-unsicherheiten-bei-umsatz-kosten-und-liquiditaet
Planung basiert auf Umsatz, Kosten und Investitionen
Keine reine Fortschreibung von Vorjahreswerten
Abweichungen sind ursachenorientiert erklärbar
Die Planung soll keine reine Statistik sein, sondern ein Abbild der Erwartungen im kommenden Jahr. Dabei müssen alle relevanten Einflussfaktoren berücksichtigt und abgebildet werden. Dies gilt beispielsweise auch für Investitionen und ihre Auswirkungen auf Umsatz und Kosten. Nur dann kann eine Liquiditätsprognose ein genaues Abbild der künftigen Entwicklung der Zahlungsfähigkeit des Unternehmens geben.
Wichtig für die Akzeptanz entsprechender Systeme ist, dass der Planungsaufwand nicht zu hoch wird. In KMU plant meist die Geschäftsführung selbst, diese ist dort aber ebenso stark ins Tagesgeschäft eingebunden. Daher muss die Planung genauso wie die Aktualisierung in Forecasts sehr komfortabel zu erledigen sein. Nur dann wird das System aktiv und regelmäßig gelebt bzw. genutzt werden.
Monatsverläufe sind klar visualisiert
Kennzahlen sind eindeutig definiert
Keine Controller-Sprache ohne Entscheidungsnutzen
Gerade in mittelständischen Unternehmen kommen Geschäftsführer und Entscheider oft aus der Praxis und verfügen über große fachliche Expertise, jedoch nicht zwingend über ein betriebswirtschaftliches Studium. Umso wichtiger ist ein Controlling-System, das nicht durch BWL-Komplexität abschreckt, sondern Ergebnisse klar, übersichtlich und auch für Nicht-Betriebswirte intuitiv verständlich aufbereitet.
Dieser Blog-Beitrag beschäftigt sich speziell mit der Fragestellung, worauf es bei Controlling-Systemen für Geschäftsführer ohne betriebswirtschaftliches Studium wirklich ankommt: www.companyon.de/blog/controlling-für-Geschäftsführer-ohne-bwl-studium-worauf-es-wirklich-ankommt
Liquiditätsentwicklung ist integraler Bestandteil der Planung
Finanzierungen, damit zum Beispiel auch Kreditlinien und Tilgungen, werden sind berücksichtigt
Engpässe werden Monate im Voraus erkannt
In zahlreichen KMU wird das Controlling-System selber auf Excel-Basis erstellt. Meist fokussiert ein solches System die Entwicklung von Umsatz und Kosten. Die Überführung in eine Cashflow- und Liquiditätsplanung unterbleibt häufig, da diese Mechanismen in Excel sehr schwierig abzubilden sind. So geht den Entscheidern eine zentrale Steuerungsgröße des Unternehmens verloren: Die Entwicklung der Liquidität.
Dieser Blogbeitrag beschreibt genauer, wie sich abzeichnende Liquiditätsengpässe frühzeitig erkannt werden können: www.companyon.de/blog/liquiditaetsengpass-erkennen-die-wichtigsten-fruehwarnsignaleae
Forderungen, Verbindlichkeiten und Lager wirken realistisch
Liquiditätseffekte sind transparent
Maßnahmen lassen sich simulieren
Der Begriff des "Working Capital" und die Bedeutung für die Liquidität eines Unternehmens beschreibt dieser Beitrag: www.companyon.de/blog/was-ist-das-working-capital-und-welchen-einfluss-hat-es-auf-die-liquidität
Berichte beantworten konkrete Managementfragen
Auswirkungen von Entscheidungen sind sichtbar
Zahlen führen zu Handlungsoptionen
"Controlling" bedeutet die Steuerung des Unternehmens, nicht Kontrolle. Um diesem Anspruch gerecht werden zu können, muss das System den Entscheidern relevante Informationen zur Verfügung stellen. Für die normale Geschäftstätigkeit genauso wie für mögliche Handlungsalternativen. Wie wirken sich Investitionen oder Personalmaßnahmen in den kommenden 12 Monaten auf Ergebnis und Liquidität aus? Wenn solche Informationen vorliegen, können Entscheidungen viel sicherer getroffen werden.
Forecast-Aktualisierung dauert Stunden, nicht Tage
Mehr Zeit für Analyse als für Datensammlung
Controlling ist im Tagesgeschäft leistbar
Der Hauptgrund, warum keine monatliche Planung und kein systematisches Controlling gelebt wird? "Keine Zeit". Geschäftsführer und Entscheider sind in KMU meist so stark in das Tagesgeschäft involviert, dass ein hoher manueller Aufwand für Planung und Controlling dazu führt, dass dieser immer wieder verschoben wird. Ein echtes Controlling im Sinne einer aktiven Unternehmenssteuerung ist so nicht möglich.
Das Controlling-System sollte all die genannten Punkte daher unterstützen, der Zeitaufwand für die Pflege und Aktualisierung des Systems muss aber für KMU-Entscheider neben dem Tagesgeschäft möglich sein.
Eine Version der Wahrheit
Keine parallelen Excel-Rechnungen
Hohes Vertrauen in die Zahlen
Der Vorteil "echter" Controlling-Systeme statt manueller Excel-Dateien: Es gibt im Unternehmen eine zentrale Datenbasis, eine zentrale Version von IST- und Plan. Individuelle Excel-Dateien mit individuellen Rechenlogiken (und Formelfehlern) werden so ausgeschlossen. Die führt zu einem unternehmensweit hohen Vertrauen in die Zahlen und Prognosen, bis hin zu externen Gesellschaftern oder Banken.
Zu den grundsätzlichen Risiken und Nachteilen eines Excel-basierenden Controlling-Systems informiert dieser Blog-Beitrag: www.companyon.de/blog/warum-excel-in-der-unternehmensplanung-an-seine-grenzen-stoesst
Controlling unterstützt strategische Entscheidungen
Zahlen sind fester Bestandteil der Geschäftsführung
Steuerung ist vorausschauend, nicht reaktiv
0–5 Punkte: Rückblickendes Zahlenwerk
6–10 Punkte: Operativ brauchbar, strategisch eingeschränkt
11–15 Punkte: Entscheidungsfähiges Controlling auf Geschäftsführungsniveau
Gutes Controlling bedeutet nicht zwingend mehr Detailtiefe, sondern:
monatliche Prognosen,
automatische Aktualisierung,
integrierte Ergebnis- und Liquiditätssicht,
und klare Entscheidungsunterstützung.
Wer so steuert, entscheidet früher – und besser.
Warum ist monatliche Liquiditätssteuerung meist ausreichend?
Weil strategische Entscheidungen nicht tagesgenau, sondern mit Blick auf die kommenden Monate getroffen werden.
Was sind die größten Fehler im Controlling?
Manuelle Ist-Datenpflege und Forecasts, die nach jeder Änderung neu gebaut werden müssen. Fokussierung auf Umsatz und Kosten, Vernachlässigung der Liquidität.
Wann stößt Excel an Grenzen?
Sobald automatische Aktualisierung, Liquiditätsprognosen, Integration und Szenarien erforderlich sind.