Die Einführung und Nutzung eines wirksamen Controlling-System im Mittelstand müssen gar nicht komplex sein oder in einem langwierigen Projekt enden. Entscheidend sind einfache Einführung, verständliche Logik, schnelle Planung und belastbare Prognosen für Ergebnis und Liquidität. In diesen 10 Schritten zeigen wir, wie Controlling im Alltag gerade in KMU wirklich nutzbar wird.
Viele Geschäftsführer wissen, dass sie bessere Zahlen brauchen, scheitern aber an der Umsetzung. Zu komplexe Tools, Excel-Wildwuchs oder Berichte, die niemand nutzt, führen dazu, dass Controlling eher Pflicht als echter Steuerungshebel ist. Beziehungsweise gar nicht wirklich implementiert wird, da im Tagesgeschäft die Zeit dafür zu fehlen scheint.
Ein praxisnahes Controlling-System hat ein anderes Ziel:
Es soll Entscheidungen im Tagesgeschäft unterstützen – nicht zusätzliche Arbeit erzeugen.
Bevor ein System eingeführt wird, muss klar sein:
Welche Entscheidungen sollen besser getroffen werden?
Geht es um Liquidität, Ergebnis, Wachstum oder alles zusammen?
Welche Kennzahlen sind wirklich steuerungsrelevant?
Ergänzende Beiträge:
Ein Controlling-System für KMU sollte:
ohne IT-Projekt startklar sein
keine individuelle Programmierung erfordern
schnell produktiv nutzbar sein
Je länger die Einführung dauert, desto geringer ist die Akzeptanz im Alltag.
Diese Webseite zeigt exemplarisch, dass die Einführung eines Controlling-Systems durch Datenimport der Buchhaltungsdaten sehr schnell und ohne Projektaufwand realisiert werden kann: www.companyon.de/sofort_startklar
Die Geschäftsführung gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind häufig Fachspezialisten, aber keine Betriebswirte. Daher ist es in KMU wichtig, dass das genutzte System für Planung und Controlling intuitiv auch durch nicht BWLer zu bedienen ist.
Ein gutes System:
erklärt Zusammenhänge verständlich
nutzt klare Begriffe statt Fachjargon
visualisiert Zahlen logisch
Ein Beispiel in der Controlling-Lösung von Companyon ist der Bereich der Kennzahlen, in dem zu jeder einzelnen Kennzahl die entsprechenden Formeln und inhaltlich Erklärungen angeboten werden. So ist das Verständnis einfach gegeben und durch die Nutzung des Systems wird der Anwender mit der Zeit ganz automatisch zum Controlling-Experten.
Viele (Excel-) Systeme scheitern in der Praxis daran, dass die aktuellen IST-Daten aus der Buchhaltung manuell in das System übertragen werden müssen. Der hohe Aufwand und die Fehleranfälligkeit führen dazu, dass die Ergebnisse nicht vertrauenswürdig bzw. falsch sind. Oder dass die Aktualisierung wegen des manuellen Aufwandes im Tagesgeschäft immer wieder verschoben wird, so dass gar keine aktuelle Daten (und Prognosen) für die Unternehmenssteuerung zur Verfügung stehen.
Wichtig bei der Auswahl eines Controlling-Systems ist daher:
einfacher Import der Buchhaltungsdaten, z.B. über den Import der SuSa-Listen
automatische Aktualisierung aller Kennzahlen, Charts und Prognosen nach Aktualisierung der Daten
klare Datenlogik ohne doppelte Erfassung
Je weniger manuelle Schritte nötig sind, desto häufiger wird das System genutzt.
Eine umfassende Checkliste zur Auswahl eines Controlling-Systems finden Sie in diesem Blog-Beitrag.
Statt Inselbereichen benötigt die Geschäftsführung einen integrierten Blick auf die finanzielle Situation des Unternehmens. Daher sollte das System:
Ergebnis, Liquidität und Bilanz verbinden
Abhängigkeiten sichtbar machen
Auswirkungen von Entscheidungen transparent darstellen
Nur integrierte Planung zeigt, was eine Entscheidung wirklich bedeutet.
Wie wichtig die integriert Planung auch für KMU ist, wird in diesem speziellen Blog-Artikel erklärt: www.companyon.de/blog/was-versteht-man-unter-einer-integrierten-unternehmensplanung
Gerade im Mittelstand sind die meisten Geschäftsführer intensiv mit operative Tätigkeiten belastet. Damit eine sorgfältige Budgetplanung überhaupt eine Akzeptanz findet und umgesetzt wird, muss diese möglichst einfach und schnell umsetzbar sein.
Planung muss:
schnell erstellbar sein
Szenarien ermöglichen (um unterschiedliche Handlungsoptionen einfach mit Zahlen unterlegen zu können)
ohne Excel-Kaskaden funktionieren
Dieses Video beschäftigt sich mit der Frage, ob Planung und Controlling in KMU überhaupt sinnvoll sind:
Viele Unternehmen erstellen einmal im Jahr eine Budgetplanung. Häufig wird diese im dann laufenden Geschäftsjahr nicht mehr aktualisiert und verliert immer mehr an Bedeutung. Dabei soll die Planung ausdrücklich kein theoretisches Konstrukt sein, sondern ein wichtiges Element der Steuerung. Damit sie diese Aufgabe erfüllen kann, muss sie in regelmäßigen Abständen aktualisiert und den neuen Gegebenheiten angepasst werden. Dies gilt sowohl für die Aktualisierung der IST-Zahlen als auch für die Anpassung der Erwartungen (Umsatz und Kosten) für die Zukunft. Ein Forecast ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein laufender Prozess.
Noch wichtiger als bei der einmaligen Erstellung des Budgetplans in Schritt 6. ist es bei der regelmäßigen Aktualisierung in Forecasts, dass dies schnell und einfach passiert. Sonst geht im parallelen Tagesgeschäft die Akzeptanz verloren.
Wichtig:
einfache Aktualisierung bei neuen Informationen
Fokus auf Abweichungen und Trends
Automatische Soll-Ist-Vergleiche, um Abweichungen vom Plan direkt deutlich zu machen
Forecasts sind wertvoll, weil sie Handlungsoptionen eröffnen.
Moderne Controlling-Systeme unterstützen mit:
automatischen Hochrechnungen
Liquiditätsprognosen auf Monats- und Jahresbasis
frühzeitigen Warnsignalen
Gerade bei Wachstum oder Unsicherheit sind automatische Prognosen ein entscheidender Vorteil.
Hier wird am konkreten Beispiel erklärt, wie automatische Soll-Ist-Vergleiche (Punkt 7.) und Prognosen aus den IST- und PLAN-Werten erstellt werden: www.companyon.de/planung-auswertung
Zu viele Systeme produzieren Berichte, aber keine Erkenntnisse.
Praxisnahes Controlling:
zeigt Abweichungen statt nur Zahlen
priorisiert relevante Kennzahlen
unterstützt Entscheidungen, nicht nur Dokumentation
Berichte sind Mittel zum Zweck – Steuerung ist das Ziel.
Excel ist flexibel, aber:
fehleranfällig bei steigender Komplexität
schwer integrierbar (GuV, Liquidität, Forecast)
nicht kollaborativ und kaum skalierbar
Excel eignet sich für Berechnungen, nicht für nachhaltige Unternehmenssteuerung.
Dem Thema Excel im Controlling widmet sich dieser Blogbeitrag: www.companyon.de/blog/warum-excel-in-der-unternehmensplanung-an-seine-grenzen-stoesst
Ein praxisnahes Controlling-System zeichnet sich aus durch:
einfache Einführung
intuitive Nutzung
schnelle Planung und Forecasts
integrierte Sicht auf Ergebnis und Liquidität
Für Geschäftsführer bedeutet das:
Weniger Zahlenarbeit – mehr Entscheidungsqualität.
Braucht jedes Unternehmen ein Controlling-System?
Ja – sobald Entscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus getroffen werden sollten.
Wie viel Zeit muss ich investieren?
Ein gutes System spart Zeit, weil es Transparenz schafft und Nacharbeiten reduziert.
Ist Controlling nur etwas für größere Unternehmen?
Nein. Gerade KMU profitieren besonders, weil Fehlentscheidungen schneller existenzrelevant werden.